Управление государственной архивной службы

Новосибирской области

Заявитель должен представить самостоятельно:

 

1) документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем один из документов по выбору):

– паспорт гражданина Российской Федерации;

– паспорт иностранного гражданина;

– иной документ, удостоверяющий личность заявителя в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) международным договором Российской Федерации.

 

Документом, удостоверяющим личность, являются:

для граждан Российской Федерации – паспорт гражданина Российской Федерации, временное удостоверение личности (в случае оформления паспорта гражданина Российской Федерации);

для иностранных граждан – паспорт иностранного гражданина; иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;

для лиц без гражданства – документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; разрешение на временное проживание; вид на жительство; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства;

 

2) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (один из документов по выбору):

– доверенность, подтверждающая полномочия представителя заявителя;

– иной документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя.

 

При подаче заявления при личном обращении в управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее – управление ГАС НСО) представляется копия документа на бумажном носителе с представлением оригинала/подлинника документа на бумажном носителе или копия документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Путем направления почтового отправления представляется копия документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

 

3) письменное заявление о предоставлении государственной услуги (по форме для своей категории);

 

4) официальные документы, подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), и подлежащие вывозу за пределы территории Российской Федерации на территорию иностранного государства – участника Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961:

– архивная справка;

– архивная выписка;

– архивная копия.

 

При личном обращении в управление ГАС НСО и путем направления почтового отправления представляется оригинал – архивная справка/архивная выписка/архивная копия с подпись лица, от которого исходит официальный документ, и (или) оттиском печати или штампа государственного/ муниципального архива, органа, организации;

 

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия оформляются на государственном языке Российской Федерации с соблюдением следующих требований.

Архивная справка оформляется на бланке архива (органа, организации) и адресуется непосредственно заявителю.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких органах, организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку, если все эти сведения содержатся в документах одного архива (органа, организации).

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью (печатью организации) (при наличии печати).

Архивная справка подписывается руководителем архива (органа, организации), заверяется гербовой печатью (печатью организации) (при наличии печати), проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданной по запросу архивной выписки удостоверяется подписью руководителя архива (органа, организации) или уполномоченного должностного лица и гербовой печатью (печатью организации) (при наличии печати).

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью руководителя архива (органа, организации) и гербовой печатью (печатью организации) (при наличии печати);

 

5) документы, подтверждающие подлинность документов, составленных на иностранном языке (перевод на русский язык документов, составленных на иностранном языке) только в случае обращения иностранного гражданина (лица без гражданства), иностранного юридического лица.

 

При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО представляется оригинал/подлинник документа на бумажном носителе.

Путем направления почтового отправления представляется копия документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

 

 

Заявитель вправе представить по собственной инициативе:

документы, подтверждающие уплату государственной пошлины (один из документов по выбору):

– квитанция;

– платежное поручение;

– иные документы, подтверждающие уплату государственной пошлины.

 

При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО представляется копия документа на бумажном носителе с представлением оригинала/подлинника документа на бумажном носителе или копия документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Путем направления почтового отправления представляется копия документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.