Становление и деятельность органа управления архивным делом Новосибирской области неразрывно связаны с историей Сибирского Архивного Управления (Сибархива).
Основополагающий документ советского архивного строительства - Ленинский декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» - появился на свет, когда в Сибири шла вооруженная борьба с поднявшими контрреволюционный мятеж чешскими легионами и белогвардейцами. Именно из-за этого архивное строительство в Сибири началось на полтора-два года позже, чем в центре Республики. Руководивший архивным строительством в Сибири с июля 1920 г. В.Д. Вегман писал: «Реформа архивного дела коснулась Сибири лишь в феврале-марте 1920 года. Тогда же было учреждено Сибирское Архивное Управление (Сибархив), которому было поручено организовать губернские архивы, поставить архивное дело и руководить им на территории всей Сибири в её дореволюционных географических границах». Сам Сибархив находился в это время в Омске.
Первая главная обязанность Сибархива заключалась тогда в спасении от гибели и хищения рассеянных по Сибири, на территории от Зауралья до Енисея, политических и военных архивов свергнутого колчаковского правительства и в переотправке этих архивов в центр. Одновременно проводилась и организационная работа, а равно работа по концентрации и учету архивов, по спасению от гибели так называемых беспризорных архивов и по отборке макулатуры.
Помимо архивных материалов Сибархив брал под контроль печатные издания. Вегман поставил дело так, что в условиях бумажного голода, неимоверно плохой связи сумел собрать почти все газеты и журналы Западной Сибири, начиная с 1920 г. Поэтому ныне хранящийся в Государственном архиве Новосибирской области газетный фонд первых лет советской власти намного богаче, чем подобный в Государственной библиотеке им. В.И. Ленина в Москве.
В вопросе создания Новониколаевского губархива есть и «темные» места. В письме Сибархива от 2 мая 1921 года заведующему Томским губернским управлением по архивным делам Н.Н. Бакаю говорится, что Ново-Николаевский губархив был открыт в апреле 1920 года и его первым заведующим был назначен Веденяпин Адриан Васильевич. Спустя 4 месяца Сибархив направляет письмо в Новониколаевский губисполком: «Ввиду выделения части Томской губернии в самостоятельную Новониколаевскую и ввиду необходимости в связи с этим учреждения Новониколаевского губернского управления архивным делом, Сибархив просит вас рекомендовать кого-либо на должность заведующего Губархивом». При этом имеются документальные свидетельства, что Новониколаевский губархив уже существует и концентрирует у себя архивные документы (2 февраля 1920 года Сибархив дает разрешение губархиву выделить старые дела 29-й стрелковой дивизии для канцелярских нужд).
Положение о губернских архивных бюро 1922 года устанавливает новый порядок их финансирования - через губисполкомы, перевод кредитов из Центрархива прекращается. Наладить финансирование удаётся не сразу, и начальник Сибирского областного управления архивным делом В.Д. Вегман в статье «Архивы и архивное дело» констатирует: «С перенесением в 1921 году центра Сибкрая из г. Омска в г. Ново-Сибирск [так в тексте] деятельность Сибархива начинает замирать, и он продолжает существовать лишь номинально. Так продолжалось до декабря 1925 года. Губернские архивы в это время работали без всякого руководства и по своему усмотрению».
Комплектование архивов шло в основном советскими материалами. Показательно распоряжение Новониколаевского губисполкома от 8 декабря 1922 года, в котором все отделы, уездные и волостные исполкомы Советов обязуются сдать в губархив все дела за 1920-1921 годы, «а также архивные дела за старые годы, если таковые сохранились». В 1922-1924 годы комплектование губархивов шло в большинстве за счет поступлений материалов от действующих учреждений. Основной формой работы стала научно-техническая обработка собранных материалов: группировка по фондам; выделение в макулатуру дел, утративших практическую ценность и не представляющих интереса для истории; составление описей и т.д.
Несмотря на все сложности, сеть органов управления архивным делом продолжала развиваться. Их основной целью была помощь райисполкомам в организации районных архивов. В переписке с Центррайархивом «Об организации районных архивов» В.Д. Вегман писал: «...в каждом районе должен быть создан районный архивный орган, чтобы следить за правильной постановкой архива..., собирать архивы, когда истек срок хранения на месте..., хранить их в надежном приспособленном помещении и следить за тем, чтобы архивные материалы и документы никем не уничтожались... Надо, поэтому, создать специальный орган - Районный архив, всецело ответственный перед Районным исполкомом и перед Краевым архивным бюро за постановку архивной работы в районе... Необходимо поставить дело так, чтобы Районный Архив, собирая и систематизируя материалы, смог быстро выдать требуемую справку и отыскать для заинтересованного учреждения нужные материалы...».
В 1930 году в ходе административно-территориального переустройства Сибири - разделения Сибирского края на Восточно-Сибирский и Западно-Сибирский, Сибархив реорганизуется в Западно-Сибирское краевое архивное бюро, которое 11 февраля 1932 года переименовывается в Западно-Сибирское краевое архивное управление. С разделением в сентябре 1937 года региона на Алтайский край и Новосибирскую область, Западно-Сибирское краевое архивное управление реорганизуется в Новосибирское областное архивное управление (1937-1939 гг.).
22 марта 1934 года Западно-Сибирский краевой комитет ВКП(б) командировал в распоряжение Запсибкрайархива Михаила Евдокимовича Горохова, который был назначен заместителем заведующего Западно-Сибирским краевым архивным управлением, а с 1940 года по 1949 год был начальником архивного отдела УВД по Новосибирской области.
Передача архивных органов в систему НКВД и Великая Отечественная война наложили свой отпечаток на деятельность архивного отдела. В докладе М.Е. Горохова «О работе отдела Государственных Архивов УНКВД по Новосибирской области за 1942 год» есть тому ясное подтверждение: «...Обстоятельства военного времени вызвали целый ряд трудностей... это и многократные сплошные переброски, и уплотнения архивов, в результате которых уже упорядоченные обработанные архивы вследствие спешных перебросок приводились опять в хаотическое состояние...». В связи с этим основное внимание уделялось организации работы по концентрации документальных материалов, разработке проектов решений для райисполкомов, которыми следовало «...обязать руководителей районных сельскохозяйственных учреждений, директоров совхозов, МТС и председателей колхозов упорядочить свои архивы и с просроченными сроками хранения сдать их в районные Госархивы».
Следует отметить, что наряду с тем, что архивный отдел контролировал архивы 419 предприятий и учреждений, находящихся в г. Новосибирске, он взял на учет 27 архивов предприятий и учреждений, эвакуированных из прифронтовой полосы, и оказывал им помощь в выделении помещений и упорядочении документов. Кроме того, отдел занимался специфическим использованием документов в оперативных целях: вел «разработку» фондов. В докладе в НКВД СССР помощника начальника УНКВД по Новосибирской области ст. лейтенанта государственной безопасности Корнильева от 25 февраля 1943 года говорится: «За последние 2 года Отделом госархивов по запросам оперативных отделов УНКВД разных областей и прокуратуры изготовлено и выдано более 10 000 архивных справок, подтверждающих участие лиц в контрреволюционных действиях и принадлежность к непролетарскому элементу. Архивные справки оперативным отделом изготовляются и выдаются в кратчайший срок, не позднее 48 часов».
В условиях военного времени отдел работает при остром дефиците кадров. «Сотрудники отдела и госархива работают непосредственно в хранилищах. Отдельные сотрудники, работающие длительный срок в сырых неотапливаемых помещениях, страдают туберкулезом и часто болеют», свидетельствует докладная записка о результатах обследования за 1944 год.
В 1946 году заканчивается формирование подведомственной архивному отделу сети архивных учреждений области, в состав которой вошли областной государственный архив, Новосибирский и Бердский городские и 29 районных архивов. Тогда же, в связи с преобразованием народных комиссариатов в министерства, архивный отдел УНКВД был переименован в архивный отдел УМВД по Новосибирской области. В архивное дело возвращается перспективное планирование, составляется пятилетний план по комплектованию государственных архивов на 1946-1950 годы. Вступают в действие Правила учета документальных материалов в госархивах, и в 1947-1948 годах отдел организует проверку наличия фондов областного и районных архивов.
В 1950 году архивный отдел возобновляет прерванные войной ходатайства по инстанциям об ассигновании средств на постройку нового областного архивохранилища.
В марте 1953 года начальником архивного отдела назначается Вертоградская Надежда Дмитриевна. В феврале 1956 года было принято Постановление Совета Министров СССР «О мерах по упорядочению режима хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств», определившее основные задачи советских архивистов, как в вопросах обеспечения сохранности, так и в вопросах использования архивных материалов. И вплоть до 1960 года все силы сотрудников архивного отдела были направлены на выполнение поставленных задач и приведение в систему работы с районными и ведомственными архивами.
В 1960 году архивный отдел Новосибирского облисполкома возглавила Анна Николаевна Козионова, до марта 1987 года – заведующая архивным отделом Новосибирского облисполкома, и с 1970 года - первый председатель Зонального научно-методического Совета архивных органов и учреждений Сибири.
В 60-е годы в архивном деле проходит ряд реформ. На основании решения, принятого исполнительным комитетом Новосибирского областного Совета депутатов трудящихся от 19 декабря 1961 года, управление архивным делом перешло в ведение Новосибирского облисполкома, а органом управления стал Архивный отдел. Приоритет в работе с ведомственными архивами переносится на отбор документов для постоянного хранения в государственных архивах и использование документальных материалов в «агитационно-пропагандистских целях». Тогда же, впервые, архивным отделом проводится общественный смотр состояния районных и ведомственных архивов, не потерявший свою актуальность и значимость по сей день.
Для подготовки документов ведомственных архивов к приёму на государственное хранение в 1965 году создаётся хозрасчётный отдел. В новой структуре областного архива образован отдел ведомственных архивов, которому в 1967 году архивный отдел и делегирует эту работу. Значительно активизируется публикационная работа. Архивный отдел становится координационным центром подготовки регионального сборника документов «Индустриализация Западной Сибири», организует выявление документов для сборника «История коллективизации Западной Сибири».
В 1970 году, в соответствии с приказом начальника главного архивного управления при Совете Министров СССР от 13 марта 1970 года № 37, архивный отдел Новосибирского облисполкома становится базовым архивным органом Научно-методического совета, координирующим деятельность архивных органов и учреждений Сибири, и центром организации межрегионального сотрудничества.
Наряду с совершенствованием учета и научно-справочного аппарата, методическим обеспечением работы по комплектованию и использованию документов государственных архивов, архивный отдел в этот период решает глобальную задачу - создает материально - техническую базу, гарантирующую сохранность документов. Идет строительство восьмиэтажного здания областного архива по ул. Свердлова 16, перевод районных архивов в каменные здания, замена деревянных стеллажей на металлические, оснащение архивов охранно-пожарной сигнализацией. Перевод районных архивов в каменные здания был завершен в 1989 году, что констатирует совместное постановление коллегии архивного отдела и Президиума обкома профсоюза работников госучреждений от 10 января 1989 года «Об участии архивных учреждений области во Всероссийском социалистическом соревновании».
Совершенствуется система управления, в ней появляются коллегиальные начала. Так, решением облисполкома от 11 апреля 1985 года № 369 создаются коллегия архивного отдела и дирекция областного архива.
В марте 1987 года заведующей архивным отделом назначена Галина Андреевна Спицына, с сентября 1991 года по январь 1998 года она - председатель комитета государственной архивной службы администрации Новосибирской области. «Опробовать новое, поделиться опытом с коллегами» - под этим девизом архивный отдел строит свою работу в конце восьмидесятых, на смене эпох нашей истории. Веяния перестройки и демократизации привносятся и в архивное дело. Впервые особую значимость приобретают методы материального стимулирования труда, улучшение материальных и социальных условий коллектива.
Постановлением Президиума коллегии Главархива РСФСР и Президиума ЦК профсоюза работников государственных учреждений от 30 января 1990 года коллектив архивных учреждений Новосибирской области был признан победителем во Всероссийском социалистическом соревновании за 1989 год и получил переходящее Красное знамя Главархива РСФСР и ЦК профсоюза работников государственных учреждений.
Бурные изменения в политической и экономической жизни страны наложили свой отпечаток на деятельность архивной службы области, потребовали организационных изменений. На основании Указа Президента от 24 августа 1991 года «О партийных архивах» архивный отдел принял в свою структуру партийный архив Новосибирского обкома КПСС. Поиск новых методов и форм работы завершился слиянием двух архивов в единый Государственный архив Новосибирской области и реорганизацией архивного отдела облисполкома в комитет государственной архивной службы (решение облисполкома от 26 сентября 1991 года № 302). Председатель комитета одновременно исполнял функции директора объединенного областного архива, бывшие руководители государственного и партийного архивов были назначены его заместителями. Такая структура комитета действовала около года. В конце ноября того же года, облисполком был упразднен, создана администрация области, в составе которой образован комитет государственной архивной службы администрации Новосибирской области.
С принятием постановления главы администрации области от 2 августа 1993 года № 183 «О создании в городах и районах области архивов документов по личному составу» удалось поставить заслон утрате документов в ходе экономических реформ. Введение специальных штатных единиц для работы с документами по личному составу позволило комитету решить еще одну проблему районных архивов - ускорить исполнение многократно увеличенного реформами потока социально-правовых запросов граждан.
Важнейшим итогом 1994 года явилось принятие областным Советом депутатов (решением сессии от 23 декабря) Закона «Об Архивном фонде Новосибирской области и архивах». Закон отразил особенности организации архивного дела в области. Опираясь на Закон, комитет приступил к реформированию районного звена архивной службы - преобразованию районных и городских архивов в архивные отделы администраций с архивохранилищами. Процесс длился в течение 1995-1996 гг., но завершился лишь при реорганизации структуры органов исполнительной власти. Постановлением главы администрации области от 20 января 1997 года № 25 «О территориальных администрациях» в районах области и городах Бердск и Обь созданы отделы архивной службы территориальных администраций со штатом из начальника отдела и архивариуса.
В феврале 1998 года председателем комитета государственной архивной службы Новосибирской области назначен Владимир Владимирович Моисеев. В это же время начинается серьезная работа по совершенствованию нормативно-правовой базы комитета и областного архива, внедрение передовых технологий в архивное дело Новосибирской области. В августе 1998 года комитет принят в члены Международного совета архивов при ЮНЕСКО. По итогам работы за 1998 год комитет государственной архивной службы администрации Новосибирской области награжден Почетной грамотой Федеральной архивной службы России.
С апреля 1999 года комитет приступил к публикации информационно-методического бюллетеня «Новосибирский архивный вестник», который включил в себя методические и правовые основы архивного дела, решения и материалы коллегий, показатели основных направлений и результатов деятельности.
С 2001 по 2003 год комитет активно работает над совершенствованием нормативно-правовой и методической базы, проводится комплекс мероприятий по оснащению компьютерным и копировальным оборудованием. Акцент сделан на организацию кураторской помощи, формирование и обучение кадрового состава районных отделов архивной службы.
В 2004 году комитет государственной архивной службы администрации Новосибирской области переименован в управление государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО). В это же время начала формироваться современная структура архивной службы области. В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» для реализации полномочий органов местного самоуправления по формированию и содержанию архивов муниципальных районов, в структуре всех администраций районов были созданы отделы архивной службы с хранилищами организационно-распорядительных документов и документов по личному составу. В центре внимания как руководителей архивной службы Новосибирской области, так и большинства глав администраций городов и районов в этот период находятся вопросы пожарной безопасности. Проводятся мероприятия по повышению безопасности архивных учреждений.
2005 год стал знаковым для всех архивистов Новосибирской области – 26 сентября 2005 года принят Областной закон Новосибирской области «Об архивном деле в Новосибирской области» № 315-ОЗ. Управлением ГАС НСО активно ведется методическая и организационная работа: утверждены Положение и Регламент Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Новосибирской области в государственных и муниципальных архивах Новосибирской области, ставшие основой работы по данным направлениям в отделах архивной службы районов и городов области, подготовлены методические рекомендации по работе с источниками комплектования архивных органов.
Совершенствование системы управления и повышение эффективности принимаемых решений, внедрение планов развития архивной отрасли, ориентация на конечные результаты стали принципиальными основами работы Владимира Дмитриевича Попова, ставшего начальником управления ГАС НСО в июле 2008 года.
В рамках реализации распоряжения администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области» в 2010 году проводились масштабные работы по проведению ремонтов зданий (помещений) 26 муниципальных архивов Новосибирской области. В результате проведенных мероприятий значительно улучшились условия хранения архивных документов, увеличился прирост дополнительных площадей, уменьшилась общая степень загруженности.
Положительный результат в укреплении и развитии материально-технической базы архивов области в рамках реализации в 2010 году названного распоряжения стал основой для проведения управлением ГАС НСО в 2010–2011 году инициативной работы по организации перевода архивных органов и учреждений области на программно-целевое финансирование.
Одной из стратегических задач для развития и совершенствования архивной отрасли области стали разработка и утверждение управлением ГАС НСО в 2010 году ведомственной целевой программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011–2013 гг.». Программа представляла собой комплекс мероприятий, направленных на создание условий для расширения доступа и удовлетворения потребностей граждан и организаций в архивной информации за счет модернизации материально-технической базы Государственного архива Новосибирской области, перехода на современные информационные технологии, позволяющие автоматизировать отдельные виды деятельности архивистов, в том числе оптимизировать поиск документированной информации.
Во исполнение решения выездной коллегии управления ГАС НСО (с. Баган), начиная с IV квартала 2010 года и в течение 2011 года в 35 (100%) муниципальных образованиях разработаны и утверждены ведомственные целевые программы, которые способствовали дальнейшему созданию электронных информационных ресурсов на основе архивных документов, укреплению материально-технической базы муниципальных архивов, проведению ремонта в помещениях, обновлению парка компьютерной и оргтехники, приобретению специализированных книжных сканеров, видеоаппаратуры и цифровых фотоаппаратов, созданию дополнительных автоматизированных рабочих мест, покупке стеллажей и архивных коробок, а также подключению к сети Интернет.
В 2011 году управлением ГАС НСО совместно с Отделением Пенсионного фонда по Новосибирской области была проведена значительная работа по организации защищенного информационного обмена по телекоммуникационным каналам связи на территории субъекта, и уже с 2012 года, на постоянной основе между архивными органами и учреждениями Новосибирской области осуществляется обмен информацией социально – правового характера с Отделением Пенсионного фонда по электронным защищенным каналам связи. В результате, за назначением или перерасчетом пенсии достаточно обратиться в органы Пенсионного фонда, далее запросы поступают в электронном виде в архивы, где оперативно отрабатываются. Готовые архивные справки этим же каналом направляются заявителю.
В ноябре 2012 года на должность начальника управления ГАС НСО назначен Захаров Константин Владимирович. С его приходом еще более активизировалась работа по внедрению в архивное дело современных технологий и оборудования.
Благодаря долгосрочной целевой программе «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012–2016 годы» в 36 архивных органов и учреждений области поступили специализированные планетарные сканеры, комплекты компьютерной техники с программным обеспечением, МФУ формата А3. В Государственном архиве Новосибирской области планетарными сканерами формата A1 и А2 укомплектован центр оцифровки, закуплено мультимедийное проекционное оборудование, персональные компьютеры для читальных залов. Также, произведена оцифровка наиболее востребованных фондов силами сторонних организаций в объеме более 3 млн. страниц.
С 2012 по 2024 годы в масштабах Новосибирской области создано более 40 млн. скан-образов наиболее востребованных архивных документов. Прогнозируемый ежегодный прирост составляет порядка 4 млн. скан-образов. В процентном соотношении в ГКУ НСО ГАНО проведена оцифровка более 120,5 тысяч единиц хранения, что составляет 5,9% от объемов единиц хранения, подлежащих оцифровке, в муниципальных архивах это значение составляет свыше 309 тысяч единиц хранения и соответственно 32,7%. Свыше чем в 1,6 тысячах фондов полностью оцифрованы единицы хранения.
С 2012 года началось комплектование муниципальных архивов аудиовизуальными документами (фото, фоно, видео) на электронных носителях. Среди первых были муниципальные архивы Барабинского, Карасукского, Чановского районов и г. Искитима. На начало 2018 года на хранении в муниципальных архивах находится более 670 дисков аудиовизуальных документов на электронных носителях, включающих свыше 3 тыс. единиц учета.
К 2013 году муниципальные архивы полностью перевели в электронный вид существующий научно-справочный аппарат (описи дел постоянного хранения) к фондам.
Полномочия по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Новосибирской области осуществляются управлением ГАС НСО с 4 квартала 2009 года. Осуществление регионального государственного контроля регулируется постановлением Правительства Новосибирской области от 11.07.2017 № 260-п «О Порядке организации и осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Новосибирской области».
В рамках указанного полномочия управление ГАС НСО организует и проводит проверки соблюдения законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле в государственных органах и органах государственной власти Новосибирской области, органах местного самоуправления, организациях и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица (далее – подконтрольные субъекты). Осуществляет оформление предписаний об устранении выявленных нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле, возбуждение дел об административных правонарушениях, составление протоколов об административных правонарушениях в порядке, установленном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.
Усилия управления ГАС НСО в рамках реализации полномочия по региональному государственному контролю направлены не только на выявление нарушений обязательных требований в сфере архивного дела подконтрольными субъектами, но и на проведение различных мероприятий и принятие мер по профилактике таких нарушений.
Ежегодно разрабатывается и утверждается программа профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле на год и плановый период, в рамках которой для подконтрольных субъектов проводятся публичные обсуждения правоприменительной практики, семинары, круглые столы, даются консультации и разъяснения новых положений нормативных правовых актов и т.д.
В целях повышения прозрачности регионального государственного контроля, своевременного информирования о планируемых проверках подконтрольных субъектов, а также результатов контрольных мероприятий информация о проведении проверки, об уведомлении юридического лица о проведении проверки, о результатах проверки и мерах, принятых по результатам проверки, размещается в федеральной государственной информационной системе «Единый реестр проверок» (https://proverki.gov.ru/portal) в соответствии с требованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2015 № 415 «О Правилах формирования и ведения единого реестра проверок».
Для автоматизации процессов регионального государственного контроля осуществляется наполнение государственной информационной системы «Типовое облачное решение по автоматизации контрольной (надзорной) деятельности» (https://knd.gov.ru/) (далее – ТОР КНД). Указанные информационные системы должны быть интегрированы и обеспечивать конвертацию информации из одной в другую. На текущий момент бизнес процессы на отработаны, информация отображается некорректно либо не поступает из одной системы в другую.
Внедрение новых информационных технологий, курс на цифровую трансформацию занимают важное место в архивной отрасли Новосибирской области. Современные информационные технологии внедряются в архивную отрасль уже более 15 лет.
В рамках закрепленных полномочий управление ГАС НСО непрерывно организует и координирует работу архивных органов и учреждений субъекта по созданию и совершенствованию справочно-поисковых средств, электронных банков и баз данных, электронных справочников для обеспечения поиска информации, созданию фонда пользования в цифровом формате на уникальные, особо ценные и наиболее востребованные документы Архивного фонда Новосибирской области.
С этой целью 36 архивами области ведется непрерывная работа по оцифровке традиционных документов на бумажной основе, фото-, аудио-, видео-, картографических документов. В масштабах Новосибирской области создано более 40 млн. скан-образов наиболее востребованных архивных документов. Прогнозируемый ежегодный прирост – порядка 4 млн скан-образов.
В целях повышения уровня обслуживания граждан в рамках оказания государственной услуги «Организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов» управлением ГАС НСО заключено соглашение о сотрудничестве с многофункциональным центром организации предоставления государственных и муниципальных услуг Новосибирской области, результатом которого является налаженный электронный канал обмена данными. В настоящее время также реализована возможность получения в электронной форме данной государственной услуги посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг.
Учитывая растущие потребности исследователей по составлению родословного древа и поиску для него генеалогической информации, в 2017 году управлением ГАС НСО разработано ГИС-приложение «Архивная служба НСО. Изучение родословной» (https://maps.nso.ru/CoGIS/Архив%20Новосибирской%20области). Информация, отображаемая на портале, содержит первоначальные сведения для проведения генеалогического исследования о действующих или более не существующих церквях (приходах) в соответствии с территориальным принципом с координатной привязкой к местности. Приложение постоянно пополняется и на данном этапе содержит информацию не только о метрических книгах, находящихся на хранении в ГКУ НСО ГАНО, но и похозяйственных книгах – важных генеалогических источниках. ГИС-приложение «Архивная служба НСО. Изучение родословной» было интегрировано на уровне гиперссылок с порталом «Родиновед», в результате для исследователей появилась возможность узнать больше информации об интересующей церкви, для пользователей портала «Родиновед» – ознакомиться со списками метрических книг, которые заполнялись священнослужителями в определенном храме.
К 100-летию Гражданской войны в России в 2018 году управлением ГАС НСО инициирован межрегиональный и межведомственный проект «Сибирская трагедия» (https://archportal.nso.ru/theme/sibirskaya-tragediya-k-100-letiyu-nachala-grazhdanskoy-voyny/). В результате создан многоаспектный электронный информационного ресурс по истории гражданской войны в Сибири, содержащий оцифрованные архивные документы (управленческие, личного происхождения), периодические издания, отдельные научные статьи, фотографии, видеофильмы, картографические документы.
Еще одной формой расширения доступа и внедрения новых технологий стала презентация в 2019 году научно-исторического электронного журнала «Сибирский архив» (http://archivesiberia-journal.nso.ru). В издании публикуются впервые вводимые в научный оборот источники по отечественной истории, а также статьи по теоретическим и практическим проблемам архивоведения, археографии и источниковедения, материалы обзорного и информационного характера, рецензии, информация о научных конференциях, семинарах.
Основное внимание на страницах журнала уделяется проблемам, актуальным для профессионального сообщества историков и архивистов Сибири и сопредельных территорий. Журналу присвоен номер ISSN, он зарегистрирован в научной электронной библиотеке и организован доступ к Российскому индексу научного цитирования (РИНЦ). Вышли в свет 20 номеров журнала, ежеквартально ведется подготовка очередных выпусков.
В 2020 году создан и запущен интернет-портал «Мультимедийный архив Новосибирской области» (https://archportal.nso.ru/). Данный проект представляет собой площадку, на которой представлены документы, выставки, информация архивных органов и учреждений Новосибирской области. Проект направлен на решение задач по повышению доступности и популяризации документального историко-культурного наследия региона.
Основная цель показать широкому сообществу аудио-, видео-, фоно-, картографические документы, а также скан-образы документов на традиционной бумажной основе, повествующие о важных исторических, общественных, политических, культурных событиях региона, жизни сибиряков и т.д. В данном проекте представлены тематические выставки и базы данных на основе комплекса документов, посвященных Великой Отечественной войне.
Продолжается активное его наполнение описанием ежедневных исторических событий в различные временные периоды, создается персонифицированная база по эвакуированному населению из Ленинграда в Новосибирскую область в годы Великой Отечественной войны и по награжденным. На интернет-портале «Мультимедийный архив Новосибирской области» также опубликованы документы, предоставленные министерством культуры Новосибирской области.
Предоставление оцифрованного материала широкому кругу лиц до 2023 года осуществлялось посредством государственной информационной системы «Электронный архив Новосибирской области». Система позволяла в удаленном режиме ознакомиться с электронным научно-справочным аппаратом, а также рядом оцифрованных архивных документов. данной системы в практику деятельности архивных органов и учреждений Новосибирской области проводилось поэтапно, начиная с 2011 года.
В 2023 году проведены работы по проектированию и разработке программного обеспечения государственной информационной системы Новосибирской области «Цифровая архивная платформа» (далее – ГИС НСО «ЦАП», система).
ГИС НСО «ЦАП» проектировалась и внедрялась как территориально-распределенная информационная система, оптимизирующая все внутриархивные рабочие процессы, связанные с исполнением законодательства об архивном деле в части организации хранения, комплектования, использования и учета документов Архивного фонда Новосибирской области. Участниками системы являются все архивные органы и учреждения Новосибирской области, областные исполнительные органы Новосибирской области, организации - источники комплектования областных исполнительных органов Новосибирской области, организации - источники комплектования государственного, городского и муниципальных архивов, территориальные отделения Социального фонда России.
Внедрение в эксплуатацию ГИС НСО «ЦАП» коренным образом изменило подходы не только к организации работы архивистов, но также обеспечило удобство и простоту работы сторонних пользователей, в том числе в удаленном режиме.
Технологически указанная система представляет собой два взаимосвязанных сегмента – для внутренней работы сотрудников архивов и внешних пользователей. Внешняя часть системы предназначена для визуализации части архивных документов, а также предоставляет ряд сервисов для работы сторонних пользователей, которая получила наименование «Архивы Новосибирской области» (далее - Портал).
В соответствии с техническим заданием, Исполнителем по контракту была проведена работа по миграции всех данных из старой ГИС «Электронный архив Новосибирской области», а также разработан ряд новых модулей и подсистем. В систему загружено более 30 млн. скан-образов документов, ранее не представленных в ГИС «Электронный архив Новосибирской области». Организовано хранение цифровых копий документов в едином цифровом пространстве в центре обработки данных Правительства Новосибирской области с соблюдением необходимых требований по защите информации ограниченного доступа, не содержащей сведения, составляющих государственную тайну.
На Портале реализован сервис «Личный кабинет», который позволяет пользователю зарегистрироваться, используя свои ФИО и личную электронную почту, а далее пройти процесс авторизации, используя свой логин и пароль, либо авторизоваться посредством системы ЕСИА. Функционал личного кабинета позволяет направлять заявки на изготовление скан-образов документов, подавать требования на выдачу дел в государственный и городской архивы, самостоятельно записываться (отменять запись) на посещение читальных залов государственного и городского архивов, оформлять абонементы на доступ к наиболее востребованным документам по подписке (1 день, 3 дня, 5 дней), подавать запросы тематического, биографического, генеалогического характера, самостоятельно оплачивать услуги архивов в режиме онлайн банковской картой или по QR-коду в квитанции.
«Модуль приема и хранения электронных документов» обеспечивает возможность приема, хранения, использования (предоставление копий документов, создание справок, выписок, просмотра) и предоставления документа «рожденного цифровым», с обеспечением его юридической значимости. В том числе, приема документов на обособленных материальных носителях, а также переданных посредством информационных систем организаций – источников комплектования. На первом этапе предполагается организовать прием управленческих электронных документов ведомственных архивов органов исполнительной власти Новосибирской области – источников комплектования, образовавшихся в процессе делопроизводства в государственной системе электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области (далее – ГИС «СЭДД НСО») и передачу их на постоянное хранение в государственный архив Новосибирской области. Впоследствии планируется доработать функционал системы и обеспечить возможность приема электронных документов источников комплектования всеми архивными учреждениями Новосибирской области для каждого в своем сегменте системы.
Продолжается работа над построением «Модуля автоматизации работы экспертных комиссий». Модуль должен включать в процесс работы отделы архивной службы администраций районов и городских округов Новосибирской области, а также источники комплектования государственного, городского, муниципальных архивов, в том числе автоматизировать поступление комплектов документов для рассмотрения членами комиссий, вынесения отработанных комплектов документов на заседания и их рассмотрение (фиксирование принятых решений путем автоматического формирования протоколов заседаний (текстовой и табличной частей), выписок из протоколов заседаний, формирование итоговой отчетности по различным критериям. Предусматривается обязательная фиксация этапов жизненного цикла прохождения комплектов документов (поступления, рассмотрения, возврата при необходимости, доработки, повторного поступления, согласования и подписания итоговых документов и т.д.), возможность прикрепления документов с комментариями (замечаниями), а также формирование в автоматическом режиме заключений экспертов, актов приема-передачи на хранение архивных документов, сдаточных описей и др. документов.
«Модуль учета исполнения запросов» содержит данные всего цикла документооборота по работе с запросами граждан и организаций – начиная от регистрации запроса и заканчивая его исполнением и отправкой ответа. Позволяет вносить необходимую информацию по запросам, формировать архивные справки по шаблону, осуществлять поиск информации, просматривать статистику, а также содержит отчётность по исполнительской дисциплине. В модуле реализован механизм автоматического обмена информацией по защищённым каналам связи с ЕПГУ. Также в системе регистрируются социально-правовые и тематические запросы, поступающие посредством ГИС «СЭДД НСО», официальных сайтов, направленные электронной почтой, почтой России, нарочными, и доставленные лично.
Подсистема ведомственного хранения электронных документов (модуль СХЭД) создана в целях автоматизированного комплектования и временного хранения управленческих электронных документов ведомственных архивов областных исполнительных органов Новосибирской области – источников комплектования, образовавшихся в процессе делопроизводства в ГИС «СЭДД НСО», до передачи их на постоянное хранение в государственный архив либо уничтожения в установленном порядке.
Предполагается, что в процессе ведомственного хранения электронных документов доступ к документам должны иметь только сотрудники ведомственных архивов организации. После передачи документов на постоянное хранение в государственный архив, документы должны попадать в модуль «Приема и хранения электронных документов» системы, доступ к документам для сотрудников ведомственных архивов организации с этого момента должен быть прекращен.
Подсистема удаленного использования цифровых копий архивных документов обеспечивает возможность пользовательского поиска и абонементного просмотра цифровых копий, а также заказов копий документов, оплаты, просмотра статуса выполнения заказа, получения заказанных материалов, а также реализацию возможности отслеживания истории заказов. Подсистемой обеспечивается мониторинг движения дел в архивах, автоматизация ведения книги выдачи дел из хранилищ и журналов учета работы читального зала архива. Автоматизация всех бизнес-процессов, связанных с взаимодействием читального зала и хранилищ с использованием технологии штрихкодирования.
Обеспечена возможность получения первоначальных данных для изучения гражданами истории своей семьи, своих предков, своей малой родины, составления своего родословного древа. Для этого в помощь исследователям в системе создан раздел «Изучение родословной», состоящий из четырех подразделов. В настоящий момент для изучения доступна «Коллекция метрических книг культовых учреждений». В ближайшее время пользователям будут представлены материалы коллекций: «Похозяйственные книги, «Раскулачивание», «Коллекция книг органов ЗАГС по Новосибирской области».
«Модуль ведомственной отчетности» обеспечивает получение посредством электронного сервиса от государственного, городского и 34 муниципальных архивов планов и отчетов по профильным направлениям деятельности.
В ГИС НСО «ЦАП» реализованы интеграции в внешними информационными системами:
• Единая информационная система идентификации и аутентификации (ЕСИА);
• Единый портал государственных (муниципальных) услуг (ЕПГУ);
• Государственная информационная система о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП);
• Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
Ведется работа по интеграции системы с ГИС «СЭДД НСО».
Сегодня общество ожидает расширения доступа к архивным фондам в режиме онлайн, дающим беспрецедентные возможности ускорения доступа к большим объемам архивной информации. Данный проект позволил значительно расширить охват интересующейся аудитории. Внедряются механизмы публикации архивных документов в общем доступе в сети Интернет (электронные выставки, тематические коллекции, виртуальные проекты, подборка документов и материалов в помощь исследователям, занимающимся изучением родословной).
Перевод информационной системы на свободное, импортонезависимое, отечественное программное обеспечение позволило обрести технологическую независимость от программного обеспечения, происходящего из недружественных иностранных государств.
Таким образом, управление ГАС НСО и дальше планирует активно продолжать работу по внедрению информационно-коммуникационных технологий в архивную деятельность, что позволит вывести на качественно новый уровень оперативность и доступность получения гражданами и организациями государственных и муниципальных услуг на основе документов Архивного фонда Новосибирской области.
На протяжении долгих лет строительства архивного дела Новосибирской области, с ним по пути шли замечательные люди, внесшие огромный, неоценимый вклад в развитие и становление архивного дела в Новосибирской области.
Это: Венедяпин Андриан Васильевич (апрель 1920 г.), Вегман Вениамин Давыдович (6 июля 1920 г. - май 1937 г.), Бочков Андрей Иванович (11 мая 1937 г. - июнь 1940 г.), Горохов Михаил Евдокимович (июнь 1940 г. - 22 марта 1951 г.), Блохина Анна Николаевна (22 марта 1951 г. - 15 марта 1953г.), Вертоградская Надежда Дмитриевна (16 марта 1953 г. - 22 октября 1960 г.), Козионова (Блохина) Анна Николаевна (22 октября 1960 г. - 4 марта 1987 г.), Спицына Галина Андреевна (2 марта 1987 г. - 16 января 1998 г.), Моисеев Владимир Владимирович (11 февраля 1998 г. - апрель 2008 г.), Попов Владимир Дмитриевич (15 июля 2008 г. – 16 мая 2012 г.), Захаров Константин Владимирович (21 ноября 2012 г. - настоящее время).
