Управление государственной архивной службы

Новосибирской области

Государственная услуга по проставлению апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), предоставляется управлением государственной архивной службы Новосибирской области<1>

<1> Постановление Правительства Новосибирской области от 11.10.2016 № 327-п «Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Новосибирской области»;
Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)»

Постановлением Правительства Российской Федерации<2> установлены компетентные органы, осуществляющие проставление апостиля в Российской Федерации на официальных документах в соответствии с установленной сферой деятельности. К ним относятся:
1. Министерство внутренних дел Российской Федерации – на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации.
2. Министерство обороны Российской Федерации – на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации.
3. Генеральная прокуратура Российской Федерации – на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности.
4. Федеральное архивное агентство – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
5. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, – на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия.
6. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, – на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях.
7. Министерство юстиции Российской Федерации – на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»<3>, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям указанных выше компетентных органов.

<2> Постановление Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации»
<3> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»

Апостиль – штамп, соответствующий требованиям Конвенции<4> и Федерального закона<5>, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

<4> Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961, (СССР присоединился к Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992)
<5> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 2)

Подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), архивные справки, архивные выписки и архивные копии не подлежат апостилированию, если направляются в государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства – участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области<6, 7>. Кроме того, не подлежат апостилированию архивные документы, не предназначенные для вывоза за пределы территории Российской Федерации<8>.

<6> Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (пункт 46.9)
<7> Приказ управления от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 11, 18)
<8> Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»

Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами<9>.

<9> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 5)

За проставление апостиля взимается государственная пошлина<10>. Размер и порядок взимания государственной пошлины установлен Налоговым кодексом Российской Федерации<11>.
Государственная пошлина подлежит уплате физическими или юридическими лицами до проставления апостиля<12>.
Размер государственной пошлины составляет – 2 500 рублей за каждый документ<13>.
Реквизиты для уплаты государственной пошлины для проставления апостиля размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в разделе Деятельность/ Государственные услуги /Проставление апостиля/ Реквизиты для уплаты госпошлины по ссылке https://archives.nso.ru/page/3678.
Согласно Налогового кодекса Российской Федерацииот уплаты государственной пошлины за проставление апостиля освобождены:
1) органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы публичной власти федеральной территории «Сириус»;
2) физические лица – ветераны Великой Отечественной войны, инвалиды Великой Отечественной войны, бывшие узники фашистских концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных немецкими фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, бывшие военнопленные во время Великой Отечественной войны при их обращении за совершением юридически значимых действий, установленных главой 25.3 «Государственная пошлина»<14>.

<10> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 7);
Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 14 ,20)
<11> Налоговый кодекс Российской Федерации (глава 25.3, подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18)
<12> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18)
<13> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33)
<14> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункты 10, 12 пункта 1 статьи 333.35)

Срок предоставления государственной услуги управлением государственной архивной службы Новосибирской области не должен превышать 10 рабочих дней со дня представления документов заявителем. Исчерпывающий перечень документов указан в ответе на вопрос № 8.
Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления государственной услуги, не должен превышать 2 рабочих дней.
Сроки прохождения отдельных административных процедур указаны в разделе III Административного регламента<15>.

<15> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункт 12)

Для проставления апостиля на архивных документах (архивных справках, архивных выписках и архивных копиях), подготовленных государственным (муниципальным) архивом, иными расположенными на территории Новосибирской области органами и организациями, которым нормативными правовыми актами Российской Федерации и Новосибирской области не предоставлено право проставления апостиля, должны быть представлены в управление государственной архивной службы Новосибирской области:
1) архивная справка, архивная выписка, архивная копия (подлинник);
2) документ, удостоверяющий личность заявителя (для физических лиц, при личном обращении за предоставлением государственной услуги);
3) заявление на проставление апостиля. Форма заявления на проставление апостиля дана в приложении № 4 к Административному регламенту;
4) документы, подтверждающие полномочия заявителя (или его представителя) и согласие на обработку персональных данных лиц, в отношении которых заявитель запрашивает сведения и (или) от имени которых действует представитель заявителя (дополнительно для проставления апостиля на документе, содержащем персональные данные о третьих лицах);
5) образцы печатей (при наличии) и подписей (для органов, организаций). Форма образцов подписи и печати (при наличии печати) дана в приложении № 3 к Административному регламенту<16>.

Заявитель вправе представить по собственной инициативе:
– документы, подтверждающие уплату государственной пошлины;
– документ, подтверждающий полномочия лица действовать без доверенности от имени юридического лица<17>.

<16, 17> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 14–15)

Документом, удостоверяющим личность, являются:
для граждан Российской Федерации – паспорт гражданина Российской Федерации, временное удостоверение личности (в случае оформления паспорта гражданина Российской Федерации);
для иностранных граждан – паспорт иностранного гражданина; иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
для лиц без гражданства – документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; разрешение на временное проживание; вид на жительство; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства<18>.

<18> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункт 14)

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги установлен в Административном регламенте<19>:
1) архивная справка, архивная выписка, архивная копия направляется в:
– государство, не подписавшее и (или) не ратифицировавшее Конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов<20>;
– государство, с которым Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам;
– государство – участник СНГ, подписавшее Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве;
2) документы, представленные для предоставления государственной услуги, не соответствуют требованиям пункта 14 Административного регламента;
3) подпись должностного лица и (или) оттиск печати (при наличии печати) на архивной справке, архивной выписке, архивной копии не соответствуют представленным органом, организацией образцам подписей с подтверждением полномочий на право подписи конкретных должностных лиц, а также образцам печатей (при их наличии);
4) подписавшее архивную справку, архивную выписку, архивную копию лицо не обладает полномочием на их подписание.

<19> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункт 18)
<20> Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961, (СССР присоединился к Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992)

Требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий установлены приказами Федерального архивного агентства отдельно для архивов, музеев, библиотек, научных организаций <21> и государственных органов, органов местного самоуправления, организаций<22>, а также в Административном регламенте<23>.

<21> Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (пункты 46.9–46.11)
<22> Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (пункты 185–187)
<23> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 30.12.2014 № 201-од «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области предоставления государственной услуги «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункт 14)