Управление государственной архивной службы

Новосибирской области

Согласно пункту 87 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.
Для обеспечения сохранности архивных документов окна помещений первого этажа следует оборудовать запирающимися решетками, позволяющими их открыть на случай эвакуации.

Согласно пунктам 81, 82 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, при расстановке стеллажей в архивохранилище предпочтение должно отдаваться их перпендикулярной ориентации по отношению к стенам с оконными проемами и размещению на удалении не менее 1 м от источников тепла.
При расстановке стеллажей (шкафов, сейфов) в архивохранилище рекомендуется предусматривать следующие расстояния между:

Согласно статье 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.
Организация хранения документов в архиве организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты.
Требования к помещению архива установлены в пунктах 77–79 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (часть 1 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Выбор помещений архива осуществляется с учетом требований, закрепленных в пунктах 77–79 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Управление государственной архивной службы Новосибирской области располагает информацией только об одном документе, на основании которого можно рассчитать численность штатных единиц для работы в архивах – приказ Росархива от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении «Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду». Для расчета необходимо взять за основу раздел 2 «Расчет необходимой штатной численности специалистов по основной деятельности» и ориентироваться на выполняемые виды работ, норму выработки и трудозатраты в человеко-днях.
Основные требования по организации работы технического архива установлены в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155.

Согласно пунктам 76, 83, 87 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, хранение архивных документов в организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичных средствах хранения, а также в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
Если в структурном подразделении документы хранятся в закрывающемся шкафу или сейфе, то их дополнительное размещение в короба необязательно.

В соответствии со статьей 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
Порядок включения организаций в списки источников комплектования подробно изложен в разделе «XXXV. Источники комплектования архива» Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (далее – Правила архивов).
Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования осуществляется государственным и муниципальными архивами Новосибирской области на основе принципов историзма, системности, целостности, федеративного устройства Российской Федерации и с учетом следующих критериев: формы собственности (частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности); места нахождения (пребывания) юридического, физического лица; видовой принадлежности документов или носителей информации; значения деятельности организаций, общественных объединений и граждан в политической жизни, социально-экономическом развитии государства и общества; принадлежности документов к составу архивного фонда фондообразователя (пункт 35.3 Правил архивов).
Организации и граждане включаются в списки источников комплектования государственного и муниципальных архивов Новосибирской области на основании решения экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области (пункт 35.5 Правил архивов).
Кроме того, при включении организаций в списки источников комплектования государственный и муниципальные архивы Новосибирской области руководствуются методическими рекомендациями «Определение организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов», подготовленными Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» и согласованными центральной экспертно-проверочной комиссией Росархива 30.10.2012 (размещены на официальном сайте Росархива в разделе Документы/Методические пособия https://archives.gov.ru/documents/rekomend_organization-istochniki-komplektovaniya.shtml
Также существует единый реестр видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля, в который вносятся сведения об источниках комплектования государственного и муниципальных архивов Новосибирской области и присвоенных им категориях риска. Найти информацию по своей организации можно по следующей ссылке: https://ervk.gov.ru/objects. Кроме того, на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области размещен виджет реестра категорированных объектов, доступный по ссылке: http://archives.nso.ru/page/3234, в котором также можно уточнить сведения о контролируемых лицах.

Требования по организации хранения, учета, комплектования и использования документов по личному составу установлены в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, и Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила организаций).
Личное дело – систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Личное дело заводится на момент поступления работника на работу и завершается датой его увольнения.
Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (подпункт ж пункта 49 Правил организаций).
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – прописью.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки (пункт 58 Правил организаций).
Недопустимо создание так называемых «нарядов» или комплексных личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
Сразу после увольнения работника из его личного дела изымаются копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные. Этого требует пункт 7 статьи 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому «хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом.
При подготовке личного дела к описанию и передаче на архивное хранение необходимо его переформировывать, так как в процессе его ведения документы вкладываются (подшиваются) в папку в обратной последовательности – более ранние копии приказов и иных поступивших документов остаются внизу дела, а более поздние накладываются сверху. В качестве аналогии можно привести пример с приказами по личному составу, которые перед описанием и подшивкой перекладываются внутри дела по хронологии в порядке номеров.

В настоящее время в нормативных правовых актах или методических рекомендациях отсутствуют положения, указывающие на последовательность размещения личной карточки работника в его личном деле. Основным является требование о том, что первым размещается приказ о приеме на работу, а последним приказ об увольнении. Личная карточка может быть подшита в конце личного дела.
Дополнительно можно посмотреть разработанные Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (пункт 2.1.), размещены https://archive.nso.ru/sites/archive.nso.ru/wodby_files/files/page_64/34metodrekomendacii_po_rabote_s_dok_po_lichnomu_sostvu.pdf

Приказы, распоряжения организации по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров, полученных в течение календарного года. В личное дело размещаются заверенные копии.
Дополнительно можно посмотреть разработанные Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (пункт 2.1.), размещены https://archive.nso.ru/sites/archive.nso.ru/wodby_files/files/page_64/34metodrekomendacii_po_rabote_s_dok_po_lichnomu_sostvu.pdf

Согласно пункту 57 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила организаций), заголовок дела должен соответствовать фактическому составу и содержанию документов дела.
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а также заголовок и номер каждого тома (части).
Следует обратить внимание, что часто встречаются дела с лицевыми счетами, к которым подклеены расчетные листки, при этом их не нумеруют, что является нарушением пункта 52 Правил организаций.
Согласно указанной нормы лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Листы (вырезки, вставки текста, переводы), подклеенные одним краем к другому листу, нумеруются отдельно. Все листы дела (тома, части) на бумажном носителе (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются в валовом порядке.
Таким образом, каждый лист в деле подлежит нумерации, в том числе и каждый расчетный листок, который дополнительно подклеен к лицевому счету.

При формировании и подшивке дел необходимо руководствоваться требованиями, установленными в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (раздел VI. Организация передачи дел на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов).
Дополнительно можно посмотреть «Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (разработаны Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», размещены https://archive.nso.ru/sites/archive.nso.ru/wodby_files/files/page_64/34metodrekomendacii_po_rabote_s_dok_po_lichnomu_sostvu.pdf) и подраздел «Упорядочение документов» в разделе «Для организаций» на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области .

Согласно пункту 51 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола – для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Самое главное, чтобы дело было правильно сформировано, пронумеровано, были оформлены: лист-заверитель и обложка дела, а также содержание документов соответствовало заголовку дела. Нити необходимо плотно стянуть, чтобы документы не «разъезжались». Соблюдать данные требования по прошивке необходимо для того, чтобы дело в процессе использования не распалось и нити не порвались. Перешивать дела с нижнего прокола не следует, если они уже прошиты.
Дополнительно можно ознакомиться с видеороликами по оформлению архивных документов для организации долговременного хранения и по подготовке дел для передачи на государственное хранение в подразделе «Упорядочение документов» раздела «Для организаций» на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области https://archives.nso.ru/page/1439.

Для архивного хранения такой вид подшивки документов неприемлем. Для сохранности документов самым лучшим считается книжный переплет. Следует отметить тот факт, что документы по специальной оценке условий труда зачастую подшиты на основу спирального типа, в данном случае ничего не нужно расшивать, следует указанные дела сложить в короб и внести отдельно в опись.

На официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области, в разделе «Для организаций» размещен Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. В данном перечне есть подраздел «4.1. Бухгалтерский учет и отчетность» http://archives.nso.ru/page/1435.

Лицевые счета работников по заработной плате формируются в алфавитном порядке фамилий. Если за один календарный год сформировано несколько томов с лицевыми счетами, в заголовке каждого из них указываются буквы алфавита (например, лицевые счета работников по заработной плате с фамилиями на буквы А – Д, следующий том: лицевые счета работников по заработной плате с фамилиями на буквы Е – К и т.д.).
При большом объеме лицевых счетов целесообразно их формировать не только по начальной, но и по последующим 2-м или 3-м буквам алфавита (например, лицевые счета по начислению заработной платы работникам (Вал-Вед), следующий том: лицевые счета по начислению заработной платы работникам (Вил-Вят) и т.д.).
В случае, если в организации значительное количество подразделений, необходимо сформировать лицевые счета работников по подразделениям, а внутри них в алфавитном порядке.
При формировании дел необходимо соблюдать требования, предусмотренные пунктами 49–61 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Согласно пункту 48 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов).
Таким образом, составление описей на документы по личному составу и документы свыше 10 лет хранения обязательно.

Предисловие − это вступительная статья к описи, предназначенная дать информацию о фондообразователе и общие сведения о составе, содержании, происхождении и состоянии документов, вошедших в опись, особенностях их научного описания, организации документов в пределах описи, составе научно- справочного аппарата к описи.
Согласно пунктам 70, 72 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, в справочный аппарат к описи дел, документов, описи электронных документов входят: титульный лист, перечень переименований, изменения подведомственности органа/организации (если информация о переименовании не содержится в титульном листе описи), содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели к описи (предметный, именной, географической).
В предисловии к описи дел, документов, описи электронных документов указываются сведения в хронологических рамках крайних дат единиц хранения, включенных в опись: об изменениях в наименовании органа/организации; о структуре органа/организации; об особенностях оформления и формирования дел, описания и систематизации заголовков дел; о содержании и полноте дел; о наличии страхового фонда; о наличии и особенностях информационных систем, баз данных, используемых для работы с электронными документами, регистрационно-учетными формами дел и документов и образами (сканами) дел и документов.
Дополнительно можно посмотреть:
Методические рекомендации «Составление архивных описей», разработанные Росархивом и Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», 2007;
Методические рекомендации по составлению и оформлению описей дел постоянного хранения и по личному составу и научно-справочного аппарата к ним (с образцами оформления), согласованы протоколом экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 18.11.2016 № 12.
Указанные документы размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в подразделе «Упорядочение документов» раздела «Для организаций» https://archives.nso.ru/page/1439.

Для обеспечения сохранности первого документа в деле перед ним прокладывается чистый лист, после листа-заверителя чистый лист не прокладывается, так как он фактически защищает последний документ в деле.
В случае, если в начале дела подшиваются листы внутренней описи, размещение чистого листа перед первым документом в деле не требуется.
Аналогично подшивается и опись, с размещением чистого листа вначале, в конце подшивается итоговая запись к описи.

Согласно пункту 58 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца – прописью.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не являющиеся абсолютно достоверными, заключаются в квадратные скобки.

Все возможные варианты оформления личных дел даны в Методических рекомендациях по составлению и оформлению описей дел постоянного хранения и по личному составу и научно-справочного аппарата к ним, согласованных протоколом экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 18.11.2016 № 12. Размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в разделе Деятельность/Контрольно-надзорная деятельность/Публичные обсуждения правоприменительной практики/»Белая книга» http://archives.nso.ru/sites/archives.nso.ru/wodby_files/files/page_1439/metodrekomendacii_poslednie.pdf.
При описании личных дел уволенных работников, сформированных индивидуально на работника, заголовок каждого личного дела может содержать слова: «Личное дело уволенного работника» (государственного гражданского служащего) с указанием фамилии, имени и отчества работника в родительном падеже, например:

Согласно пункта 62 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее –Правила организаций), электронные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях (рекомендуемые образцы приведены в приложениях №№ 7, 8 к Правилам организаций).
Описи электронных документов структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов представляются работнику архива (лицу, ответственному за архив) в электронной форме.
Пункт 143 Правил организаций предусматривает, что электронные документы передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях.
Электронные архивные документы (или их регистрационно-учетные сведения (метаданные) в случае, если система хранения электронных документов (далее – СХЭД) является подсистемой системы электронного документооборота (далее – СЭД)) передаются в СХЭД по информационно-телекоммуникационным сетям из СЭД, иных информационных систем.
Электронные архивные документы, передаваемые на архивное хранение на физически обособленных носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение электронных архивных документов на физически обособленных носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.
В пункте 220 Правил организаций установлено, что передача документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (рекомендуемый образец приведен в приложении № 30 к Правилам организаций), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном (муниципальном) архиве, другой – в передающем документы государственном органе, органе местного самоуправления, организации. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов, а также один – в электронном виде, в формате, согласованном с государственным (муниципальным) архивом. Один экземпляр описи на бумажном носителе остается в государственном органе, органе местного самоуправления, организации.
Относительно норм Трудового кодекса Российской Федерации (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»), в частности статьи 22.1. «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» следует учесть, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда (Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации), по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий (Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации), и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархив).
В настоящее время единые требования к составу и форматам электронных документов отсутствуют.

В действующих нормативных правовых актах отсутствует требование об обязательном включении карточек формы Т-2 в личные дела.
Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий. При небольшом количестве уволенных в течение одного календарного года допускается формирование одного дела с личными карточками дел за несколько лет. В отдельных случаях допускается выделение личных карточек руководящего состава в самостоятельные дела (при большом количестве таких дел) (пункт 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций, разработанных Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», размещены https://archive.nso.ru/sites/archive.nso.ru/wodby_files/files/page_64/34metodrekomendacii_po_rabote_s_dok_po_lichnomu_sostvu.pdf.

Согласно пункта 3.2 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97–2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 № 2004-ст (далее – Стандарт ГОСТ) создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа допускается. Но следует учитывать следующие нюансы: согласно пункта 6.1 Стандарта ГОСТ при двустороннем создании документов длительных (свыше 10 лет) сроков хранения ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть не менее 30 мм., чтобы при последующем оформлении (сшивании дела) был возможен беспрепятственный доступ к тексту документа. А также каждая напечатанная сторона должна быть пронумерована карандашом, лицевая сторона – в правом верхнем углу, оборотная – в левом верхнем углу.

«литера» означает «буква». Литерные номера проставляются в том случае, если в нумерации листов в деле или дел в описи допущены ошибки. Литерными номерами могут вноситься обнаруженные и ранее не включенные в опись дела (не более 10 в годовой раздел описи). Литерные номера листов указываются в листе-заверителе дела, литерные номера дел – в итоговой записи к описи.
Норма по указанию в листе-заверителе и в итоговой записи к описи литерных номеров установлена в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (пункты 52 и 64).

В соответствии с пунктом 2.4 приказа Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (далее – Правила делопроизводства) документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время такие законодательные акты отсутствуют.
Согласно пункту 2.10. Правил делопроизводства электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В Правилах делопроизводства выделен раздел, регламентирующий управление документами в системе электронного документооборота (раздел IV), в том числе определяющий формирование электронных документов в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел, а также устанавливающий, что электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в системе электронного документооборота органа власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
Для обеспечения полноценного перехода на электронный документооборот с возможностью подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью, с последующей передачей электронных документов на хранение в ведомственный (архив государственного органа, организации), а далее в государственный архив, необходимо соблюдение требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, в части формирования электронного документа, а также соблюдение Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 № 69.
Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 611, Федеральной службы охраны Российской Федерации № 96 от 12.07.2024 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций» установлены требования к организационно техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, которые позволяют осуществлять обмен корреспонденцией в электронном виде с передачей усиленной квалифицированной электронной подписи, что исключает необходимость вложения сканированных образов документов с рукописной подписью руководителя. При этом в указанном документе и иных документах отсутствует положение о том, что документы не должны распечатываться на бумажном носителе. Имеется положение, что они не должны направляться на бумажном носителе, если соблюдены требования к организационно техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде.
Действительно в приказе Федерального архивного агентства от 29.04.2011 № 32 представлен рекомендуемый перечень документов (для документов временного срока хранения), создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Вместе с тем следует учитывать, что он основывается на утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, который признан утратившим силу на основании приказа Министерства культуры Российской Федерации от 17.12.2019 № 1964.
Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Перечень документов, хранение которых должно осуществляться только в бумажном виде, до настоящего времени не утверждался.

В соответствии с пунктом 2.4 приказа Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» (далее – Правила делопроизводства) документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархив). В настоящее время такие законодательные акты отсутствуют.
При ведении электронного документооборота в органе (организации) следует обратить внимание, что согласно пункту 2.10 Правил делопроизводства электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации № 611, Федеральной службы охраны Российской Федерации № 96 от 12.07.2024 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций» определены требования к организационно техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде, что исключает необходимость вложения сканированных образов документов с рукописной подписью руководителя.
При этом в указанном документе и иных документах отсутствует положение о том, что документы не должны распечатываться на бумажном носителе. Имеется положение, что они не должны направляться на бумажном носителе, если соблюдены требования к организационно техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде.
Для обеспечения полноценного перехода на электронный документооборот с возможностью подписания документов усиленной квалифицированной электронной подписью, с последующей передачей электронных документов на хранение в ведомственный (архив органа, организации), а далее в государственный или муниципальный архивы, необходимо соблюдение требований Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, в части формирования электронного документа, а также соблюдение Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, утвержденных приказом Росархива от 15.06.2020 № 69.
Кроме того, пунктом 1.4. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24, установлено, что «при наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности (Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральная служба безопасности Российской Федерации, Федеральная служба по техническому и экспортному контролю Российской Федерации), архив может осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы».
Технические требования к информационным системам, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, на федеральном уровне в настоящее время не установлены. До принятия технических требований и внедрения в государственном и муниципальных архивах Новосибирской области систем хранения электронных документов, соответствующих требованиям, прием текстовых документов постоянного и длительного хранения на государственное или муниципальное хранение возможен только на бумажном носителе.

Согласно пункту 6.26 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 (далее – Правила делопроизводства), электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

В действующих правовых актах отсутствуют нормы, регламентирующие дополнение завершенного в делопроизводстве дела, прошедшего техническую обработку и описание (внесенного в опись), новыми документами.
Согласно пунктам 208–212 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, изъятие документов допускается по решению судебных и (или) правоохранительных органов; по письменному обращению владельца о возврате ему не полученных в свое время подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, о членстве в общественных организациях, а также наград, трудовых книжек.
С изымаемых документов изготавливаются копии, которые заверяются подписью работника архива (лица, ответственного за архив) и печатью государственного органа, органа местного самоуправления, организации и приобщаются к соответствующей единице хранения.
В случае возврата документов из судебных и (или) правоохранительных органов, они помещаются (подкладываются) на место прежнего нахождения, а изготовленные с них копии, если они составляют отдельную единицу хранения, используются как фонд пользования, а если представляют собой отдельные листы единицы хранения – уничтожаются.
Подлинные личные документы выдаются владельцу с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченного им лица по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо его родственнику по предъявлении документа, подтверждающего родство, или иному лицу по доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Изъятие (возврат) документов оформляется актом. Акт и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возврат), включаются в дело фонда. Изъятие (возврат) документов и их замена на копии отражаются в учетных архивных документах.
Таким образом, считаем, что внесение в личное дело студента копии дубликата диплома и копии приказа о выдаче дубликата диплома возможно только при условии, что дело не прошло техническую обработку и не включено в опись дел.

Личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приёма на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приёме работника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется новыми документами.
Последним, завершающим документом в папке личного дела, является копия приказа о расторжении трудового договора (увольнении).
В соответствии с пунктом 12 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, законченные делопроизводством (исполненные) документы формируются в дела по номенклатуре дел. Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
При приеме уволенного работника после окончания календарного года – формируется новое личное. При увольнении и повторном приеме в течение календарного года – личное дело данного работника рекомендуется продолжить.

Согласно пункту 11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного (муниципального) архива один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления, организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению раньше указанного периода) представляется руководителем или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области в установленном порядке.
Таким образом, необходимо вносить изменения в перечень индексов дел в соответствии с новой структурой организации.

Cогласно пункту 11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, организация, не выступающая источником комплектования государственного (муниципального) архивов, утверждает номенклатуру дел самостоятельно.
Номенклатура дел согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и утверждается руководителем организации.

Изменения в сводную номенклатуру дел организации вносятся по аналогии с ее утверждением в полном объеме (посредством согласования с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и направления на утверждение руководителя).
Изменения в номенклатуры дел структурных подразделений не подлежат утверждению руководителем организации, а согласно установленной формы приложение № 2 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Росархива от 31.07.2023 № 7, подписываются руководителем структурного подразделения и согласовываются экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии).

В соответствие с пунктами 10–11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов, описей электронных документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел включается в системы электронного документооборота и в системы хранения электронных документов в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов, а также их метаданных.
В разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, структурных подразделений, в том числе работу коллегиальных органов.
Заголовки дел, содержащих электронные документы, а также заголовки дел, содержащих как электронные документы, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе «Примечания» указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

Составление номенклатуры дел подробно описано в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
Согласно пункту 8.14 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях размещена на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в разделе «Для организаций/Инструкции по делопроизводству» http://archives.nso.ru/page/1686.

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при установлении сроков хранения архивных документов необходимо руководствоваться в первую очередь федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (указы, постановления и т.д.), а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения:
– Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
– Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Росархива от 28.12.2021 № 142 и перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (часть 1 статьи 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Названные перечни, а также инструкции по их применению, размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в подразделе «Перечни документов» раздела «Для организаций» https://archives.nso.ru/page/1435.
При разночтении в сроках хранения архивных документов безусловный приоритет имеют законы, затем по степени значимости идут принятые на федеральном уровне подзаконные нормативные правовые акты (указы, постановления и т.д.) и лишь потом следуют локальные акты (внутренние приказы, решения и др.) министерств, департаментов и т.д.

Согласно разъяснениям Федерального архивного агентства, при проведении экспертизы ценности законченных в делопроизводстве организации документов необходимо применять сроки хранения, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Таким образом, описи не должны содержать документов с пониженными сроками хранения, за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и (или) акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу названного приказа.

В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) достаточно много статей, где указано среди прочих документов «анкета» №№ 58, 68, 434, 438, 439, 484. Все они в зависимости от вида проводимого анкетирования (опроса) имеют различные сроки хранения.
Указанный Перечень размещен на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в подразделе «Перечни документов» раздела «Для организаций» http://archives.nso.ru/page/1435.

Согласно статье 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, срок хранения графиков отпусков составляет 3 года.

Организация должна ежегодно проводить упорядочение архивных документов (комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а также составление описей на дела постоянного и долговременного срока хранения, в том числе по личному составу.
Согласно части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного закона.
Основным Перечнем документов, определяющим сроки хранения управленческих документов, является Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Росахива от 20.12.2019 № 236).
Согласно Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, срок хранения «Постоянно» для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных архивов, действительно означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет (утверждена приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Не менее 10 лет предполагает возможность их хранения и более установленного срока, т.е. свыше 10 лет. Учитывая, что организация длительный период времени являлась источником комплектования государственного архива и в перспективе может являться источником комплектования федерального государственного архива, уничтожение документов постоянного срока хранения не желательно.
Следует обратить внимание, что названным перечнем также предусмотрен срок хранения «До ликвидации организации» – это означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации (например, свидетельство о государственной аккредитации; документы о приватизации имущества; документы о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации; книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов; годовая консолидированная финансовая отчетность и т.д.).

Запрета на хранение документов свыше предусмотренного перечнем срока хранения – нет. Хранить документы с истекшим сроком хранения допустимо без его продления. Организация вправе хранить отдельные документы с истекшим сроком хранения, при этом возможно рассмотрение данного вопроса (о продлении срока хранения) на заседании экспертной комиссии организации. Хранение документов с истекшими сроками должно осуществляться раздельно от документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу.
Согласно пункту 47 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31.

Да, документы постоянного хранения, переданные на хранение в государственные или муниципальный архив и поставленные на государственный учет, являются собственностью государства, в связи с чем остаются на хранении и в том случае, если организация исключена из списка источников комплектования.
Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации до их поступления в государственные и муниципальные архивы установлены в статье 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В действующих нормативных правовых актах не предусмотрена возможность возврата документов Архивного фонда Российской Федерации в организацию, исключенную из списков источников комплектования.

Согласно пункта 104 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила организаций), если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие документов (дел), должен быть организован их розыск, проводимый в течение 1 года с даты выявления их отсутствия. Допускается продление срока розыска документов на 1 год.
В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны (рекомендуемый образец приведен в приложении № 18 к Правилам организаций), утверждаемый руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации или уполномоченным им лицом по согласованию с экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией. К акту прилагается справка о проведении розыска. Государственный орган, орган местного самоуправления, организация – источник комплектования государственного (муниципального) архива в случае необнаружения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должны представить акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего представления в управление государственной архивной службы Новосибирской области для принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с учета.

Уничтожение документов допускается только в порядке, установленном в пунктах 14–17, 20–23, 25–31 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
До проведения экспертизы ценности архивных документов, составления годовых разделов описей дел за соответствующий период и их утверждения руководителем организации уничтожение документов запрещается. Дела с истекшими сроками хранения включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрено наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.