11 Июля 2012
Обзор о работе муниципальных архивов Новосибирской области за первое полугодие 2012 года
В течение 6 месяцев 2012 года архивами области продолжалась работа по исполнению районных (городских) целевых программ по созданию электронных информационных ресурсов на основе архивных документов на 2011–2013 годы, разработанных в целях реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации и государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» в части перевода архивных фондов в электронную форму не менее 20% к 2015 году и не мене 50% к 2020 году.
В настоящее время специализированные планетарные сканеры, позволяющие быстро и качественно проводить оцифровку документов, приобретены в отделах архивной службы администраций Баганского, Кочковского, Краснозерского, Мошковского, Новосибирского, Ордынского, Сузунского, Тогучинского, Убинского, Усть-Таркского, Чановского районов, г. Бердска, а также в муниципальном казенном учреждении города Новосибирска «Новосибирский городской архив» (в 37 % от общего количества муниципальных архивов области).
В настоящее время специализированные планетарные сканеры, позволяющие быстро и качественно проводить оцифровку документов, приобретены в отделах архивной службы администраций Баганского, Кочковского, Краснозерского, Мошковского, Новосибирского, Ордынского, Сузунского, Тогучинского, Убинского, Усть-Таркского, Чановского районов, г. Бердска, а также в муниципальном казенном учреждении города Новосибирска «Новосибирский городской архив» (в 37 % от общего количества муниципальных архивов области).
Архивисты Новосибирской области приступили к реализации перспективных планов по переводу в электронную форму архивных фондов и документов. В 1 полугодии текущего года проведено сканирование 6 466 единиц хранения (22 % от годового плана).
В соответствии с разработанными планами на 2011–2012 годы продолжалась работа по переводу описей ко всем находящимся на хранении фондам в электронный вид, посредством введения в БД «Архивный фонд» (4-я версия). За отчетный период муниципальными архивами в БД введено 267 894 заголовка дел при плане 242 099. Завершили работу по созданию электронного научно-справочного аппарата (описей) архивы Купинского и Татарского районов.
Не выполнен показатель по переводу описей в электронный формат муниципальными архивами Барабинского, Болотнинского, Маслянинского, Ордынского и Северного районов.
Реализация вышеназванных целевых программ позволила продолжить дальнейшее укрепление материально-технической базы архивов области.
Администрациями Баганского, Барабинского, Венгеровского, Кочковского, Коченевском, Кыштовского, Маслянинского, Убинского, Усть-Таркского, Чистоозерного, Чулымского районов, городов Бердска и Оби в течение первого полугодия 2012 года приобретена компьютерная и другая оргтехника для своих архивов.
В отчетном периоде продолжено проведение мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе приобретению первичных средств защиты (архивных коробок): Баганский (100), Каргатский (110), Карасукский (1 077), Кыштовский (500), Новосибирский (100), Ордынский (226), Северный (150), Татарский (350), Тогучинский (200) районы, г. Бердск (320), Искитим (100), муниципальное казенное учреждение города Новосибирска «Новосибирский городской архив» (500).
Наибольшие объемы по картонированию дел выполнены архивистами Искитимского, Кыштовского, Ордынского, Сузунского, Татарского, Черепановского районов, г. Бердска и муниципального казенного учреждения города Новосибирска «Новосибирский городской архив» (от 2 000 до 4 400 дел).
Профинансированы мероприятия по приобретению металлических стеллажей, которые позволят увеличить протяжённость стеллажных полок и разместить дополнительное количество архивных дел: в Барабинском (216 погонных метров), Кыштовском (75 п.м.), Маслянинском (80 п.м.), Ордынском (50 п.м.), Северном (60 п.м.), Татарском (50 п.м.) районах. В муниципальном казенном учреждении города Новосибирска «Новосибирский городской архив» (далее – МКУ «Новосибирский городской архив») проведены работы по установке мобильных стеллажей на площади 147,3 кв.м., прирост протяженности стеллажных полок составил 920 п.м.
Отдел архивной службы администраций Маслянинского района в первом полугодии 2012 года оснащен системами охранной и пожарной сигнализации, в Убинском районе произведена замена охранной и пожарной сигнализации в двух хранилищах.
В настоящее время проблема расширения площадей архивохранилищ остается одной из самых сложных. Муниципальные архивы Болотнинского, Венгеровского, Каргатского, Колыванского, Маслянинского, Черепановского районов имеют загруженность архивохранилищ более 100 %. За 6 месяцев 2012 года на хранение в архивы области принято 7 994 дела с документами по личному составу от 56 ликвидированных организаций. При этом только администрацией Каргатского района приняты меры по решению вопроса о выделении дополнительных площадей районному архиву. Совместно с управлением проведено обследование новых помещений на их соответствие нормативным требованиям к размещению архивных документов. Отделу архивной службы администрации Кочковского района выделен дополнительный рабочий кабинет (площадь 10 кв.м.) для работы со сканером.
Кадровое обеспечение деятельности муниципальных архивов, вопросы штатной численности в 1-м полугодии 2012 года в основном остались без изменений, за исключением Болотнинского, Убинского районов и г. Бердска, где произошло увеличение штатной численности на 1 единицу.
В архивах Здвинского, Кыштовского районов и г. Оби до сих пор работает по 2 человека, что явно недостаточно для реализации всех направлений деятельности в полном объеме. В отделе архивной службы администрации Кочковского района по штатному расписанию числятся 3 единицы, но фактически уже больше года работают 2 человека, что приводит к перегруженности работников отдела.
В целях обеспечения сохранности архивных документов архивистами области продолжена работа по улучшению физического состояния архивных документов на бумажной основе – подшиты 5 548 дел при плане 2 780, отреставрировано 21 442 листа 2 366 дел. В отчетном периоде проведены проверки наличия и состояния 60 659 дел на бумажной основе, что превысило плановый показатель на 58 %. В муниципальных архивах Здвинского, Искитимского, Колыванского, Куйбышевского, Маслянинского, Мошковского, Ордынского, Сузунского, Татарского и Тогучинского районов проверены значительные объемы дел (от 2 000 до 10 032 дел).
В соответствии с рекомендациями Комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Новосибирской области архивистами Мошковского, Тогучинского, Черепановского районов продолжена, архивистами Искитимского, Карасукского, Маслянинского и Сузунского районов начата работа по проведению сплошной проверки наличия и состояния дел.
Муниципальными архивами Здвинского и Сузунского районов проведена заключительная работа по восстановлению полного комплекта описей
(3 экземпляра) ко всем находящимся на хранении фондам. На 01.07.2012 во всех архивах области 100 % описей в полном комплекте.
В целях повышения информативности описей архивистами Барабинского, Венгеровского, Здвинского, Искитимского, Каргатского, Коченевского, Мошковского, Северного, Сузунского, Татарского, Тогучинского, Усть-Таркского, Чановского, Черепановского, Чулымского районах, г. Искитиме проведены переработка и усовершенствование описей дел постоянного хранения и по личному составу.
В первом полугодии 2012 года муниципальные архивы активно продолжали работу в сфере комплектования. Так, экспертно-проверочной комиссией управления утверждены описи на 16 438 дел управленческой документации, 463 фотодокумента и согласованы описи на 14 692 дел документов по личному составу, представленные архивами области. Показатели по утверждению и согласованию описей значительно перевыполнены (в 1,4 раза по утверждению и в 2,4 раза по согласованию).
Активно продолжали работу по пополнению архивных фондов районов научно-технической документацией отделы архивной службы администраций Барабинского (включено 343 единицы хранения) и Коченевского (39 дел принято на постоянное хранение) районов.
В течение первой половины 2012 года проведена работа по комплектованию документами личного происхождения муниципальными архивами Колыванского, Чулымского районов и г. Бердска, а также видеодокументами на электронном носителе (диске) отделом архивной службы администрации Карасукского района. В то же время необходимо отметить, что работа по формированию архивных фондов личного происхождения, комплектованию научно-технической документацией, видео и аудио документами на электронных носителях архивами области практически не проводится.
В соответствии с рекомендациями управления муниципальными архивами организована работа экспертных комиссий центральных районных, городских больниц по упорядочению специфических медицинских архивных документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также проведена работа по упорядочению документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва и Президента Российской Федерации.
За отчетный период муниципальные архивы области пополнились 20 060 единицами хранения, в том числе 11 535 делами с управленческой документацией.
В первом полугодии 2012 года проведена значительная работа по уточнению списков организаций – источников комплектования районных и городских архивов, в результате которой исключены из списков 54 организации. При этом списки пополнились 9 новыми организациями благодаря активной работе архивистов Баганского, Каргатского, Куйбышевского, Татарского, Тогучинского, Усть-Таркского, Чановского, Черепановского районов и г. Бердска.
Муниципальными архивами продолжена работа с организациями – источниками комплектования по разработке новых и усовершенствованию действующих номенклатур (463 номенклатуры дел), кроме того в них проведено 153 комплексных и тематических обследования по вопросам обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, 34 семинара с ответственными за организацию текущего делопроизводства и сохранность документов. Наиболее активно работу в этом направлении проводили архивисты Баганского, Барабинского, Венгеровского, Искитимского, Кочковского, Краснозерского, Новосибирского, Сузунского, Чановского районов и МКУ «Новосибирский городской архив».
В первом полугодии текущего года управлением проведены 2 комплексные проверки в муниципальных архивах Северного района и города Искитима, а также 47 тематических в организациях – источниках комплектования архивов. По итогам проверок выдано 16 предписаний, составлено 5 протоколов об административных правонарушениях. Кроме того проведено 12 контрольных проверок исполнения ранее выданных управлением предписаний.
Большое внимание в текущем году уделяется проверкам соблюдения законодательства об архивном деле учреждениями здравоохранения районов и городских округов. Так, в отчетном периоде проверено 17 учреждений, по итогам проверок выдано 8 предписаний об устранении нарушений, составлено 5 протоколов об административных правонарушениях. Общей проблемой для всех медицинских архивов является наличие больших объемов специфической медицинской документации (журналы записей оперативных вмешательств и медицинские карты (истории болезней), которая многие десятилетия не упорядочивалась.
При проведении контрольных проверок отмечено, что в полном объеме в соответствии с установленными сроками исполнены мероприятия по устранению нарушений в муниципальных архивах Тогучинского и Убинского районов, в центральных районных больницах Мошковского района и г. Оби, во многих других учреждениях и организациях, которым по результатам проверок были выданы предписания.
Одним из основных направлений деятельности архивов области остается информационное обеспечение органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан в соответствии с их запросами. За 6 месяцев текущего года в отделы архивной службы администраций районов и городских округов поступило 33 409 запросов, из них исполнено 33 137 запросов. Сотрудниками муниципальных архивов Барабинского, Колыванского, Коченевского, Куйбышевского, Кыштовского, Маслянинского, Новосибирского, Ордынского, Тогучинского районов, г. Искитима, МКУ «Новосибирский городской архив» исполнено более одной тысячи социально-правовых и тематических запросов.
В отчетном периоде архивными органами и учреждениями области была продолжена работа по электронному информационному взаимодействию по телекоммуникационным каналам связи с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственным учреждением) по Новосибирской области: продлены сроки действия и перезаключены договоры на техническое обслуживание программного обеспечения ViP Net CIient с ООО «Бизнес-Защита», соглашения об информационном взаимодействии с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственным учреждением) по Новосибирской области.
Муниципальными архивами активно осуществлялась деятельность по всестороннему использованию документов Архивного фонда Новосибирской области в интересах области и граждан. Только в первом полугодии текущего года архивистами организовано 80 выставок архивных документов, подготовлено 3 телепередачи (г. Бердск, г. Искитим), опубликовано 95 статей в районных газетах, проведено 46 экскурсии и 58 школьных уроков, посвященных юбилейным и памятным датам истории родного края, что превышает показатели за аналогичный период прошлого года на 27 мероприятий. Лидерами в использовании документов стали архивисты Доволенского, Кочковского, Кыштовского, Новосибирского и Тогучинского районов.
В течение 6 месяцев 2012 года регулярно проводилось обновление новостного раздела официального сайта управления, в ходе которого были размещены 64 новостные информации, из них 56 сообщений подготовлены муниципальными архивами. На сегодняшний день остается актуальной проблема не предоставления информации отделами архивной службы администраций Болотнинского, Ордынского, Северного, Чистоозерного, Черепановского районов и города Бердска для размещения в новостной ленте сайта.
Во втором полугодии необходимо сосредоточить усилия на выполнении плановых показателей, реализации мероприятий целевых программ, укреплении материально-технической базы муниципальных архивов, активном внедрении информационно-поисковых баз данных и развитии межведомственного взаимодействия с помощью электронного документооборота.
