В ходе проверок муниципальных архивов выявлены нарушения в организации хранения архивных документов, в ведении учетных документов и другие. Так, помещения отдела архивной службы администрации Краснозерского района не оборудованы   охранной сигнализацией, в Коченевском архиве отсутствуют и охранная, и пожарная сигнализации. Муниципальный архив Каргатского района не имеет свободных площадей для приема документов, степень загруженности архивохранилищ составляет 100 %, имеются нарушения в учете фотодокументов. В отделе архивной службы администрации Ордынского района из общего количества документов, находящихся на хранении, закартонировано только 59 %, выявлено отсутствие сводных итоговых записей в описях. Сотрудничество отдела архивной службы Убинского района с организациями негосударственной формы собственности осуществляется без договоров. Значительное количество нарушений выявлено в отделе архивной службы администрации Кыштовского района: отсутствие охранной сигнализации, 31% архивных документов хранится незакартонированным, имеется угроза затопления архивных документов из-за аварийного состояния системы водоснабжения в помещениях гостиницы, расположенной над архивохранилищами. Кроме того, администрацией района не выполняются требования Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»: из-за отсутствия современных автоматизированных рабочих мест, подключенных к сети Интернет и электронной почте, архив Кыштовского района не может осуществлять информационное взаимодействие по телекоммуникационным каналам связи с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации (государственным учреждением) по Новосибирской области; отсутствие в отделе оргтехники (ксерокс, сканер, принтер) не позволяет планомерно переводить в электронный формат описи и архивные документы.

При проверках, проведенных в организациях-источниках комплектования государственного и муниципальных архивов, таких, как: Новосибирский центр научно-технической информации – филиал федерального государственного учреждения «Российское энергетическое агентство» Минэнерго Российской Федерации; открытое акционерное общество «Проектный институт «Новосибгражданпроект»; открытое акционерное общество «Западно-Сибирское речное пароходство»; муниципальные учреждения здравоохранения «Усть-Таркская центральная районная больница» и «Чистоозерная центральная районная больница»; государственное автономное учреждение Новосибирской области «Редакция газеты «За изобилие» и закрытое акционерное общество «Озерское» Каргатского района выявлены случаи утраты документов постоянного хранения и по личному составу, нарушения сроков упорядочения и передачи документов на хранение, нарушения в оформлении дел по личному составу.

В ходе проверок, проведенных в учреждениях и организациях, предложенных министерствами Новосибирской области (федеральное казенное предприятие «Новосибирский опытный завод измерительных приборов», открытое акционерное общество «Новосибирский аффинажный завод», открытое акционерное общество «Северянка»; открытое акционерное общество «Птицефабрика им. 50-летия СССР» Коченевского района; государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Государственный Новосибирский областной госпиталь ветеранов войн» и другие), отмечено общее нарушение – хранение документов по личному составу в неописанном состоянии.

По результатам проверок за 9 месяцев текущего года управлением выдано 47 предписаний об устранении выявленных нарушений.

Наряду с нарушениями, выявленными при проведении проверок в архивных органах, учреждениях и организациях Новосибирской области, отмечена эффективная работа отдела архивной службы администрации Купинского района по организации хранения и учета архивных документов, а также организаций-источников комплектования государственного и муниципальных архивов, таких, как: Инспектура по Новосибирской области – филиал федерального государственного учреждения «Государственная комиссия Российской Федерации по испытанию и охране селекционных достижений»;  открытое акционерное общество «Стеклянное» Купинского района; администрация Орловского сельсовета Убинского района; администрация Воздвиженского сельсовета Чулымского района; закрытое акционерное общество «Чистополье» Коченевского района; закрытое акционерное общество «Зубковское» Краснозерского района по обеспечению сохранности архивных документов и документов по личному составу.

Из организаций, проверенных по предложениям министерств Новосибирской области, без нарушений законодательства в сфере архивного дела работают: государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Новосибоблфарм», государственное бюджетное учреждение Новосибирской области «Фонд социальной поддержки населения Новосибирской области», государственное бюджетное учреждение социальной защиты населения Новосибирской области «Областной центр срочной социальной помощи»,   муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Краснозерский дом детского творчества», областное государственное образовательное учреждение начального профессионального образования «Профессиональное училище № 74» в Кыштовском районе Новосибирской области.

При проведении контрольных проверок в текущем году отмечено, что мероприятия предписаний по устранению нарушений выполнены во всех муниципальных архивах за исключением архивного отдела администрации Татарского района, в котором до сегодняшнего дня в архивохранилище расположены рабочие места начальника и специалиста отдела. Не в полном объеме устранены нарушения в таких учреждениях и организациях, как: открытое акционерное общество «Северянка», федеральное казенное предприятие «Новосибирский опытный завод измерительных приборов»; открытое акционерное общество «Проектный институт «Новосибгражданпроект»; Новосибирский центр научно-технической информации – филиал Федерального государственного учреждения «Российское энергетическое агентство» Минэнерго Российской Федерации. После обращения управления государственной архивной службы Новосибирской области в прокуратуру Новосибирской области генеральному директору ОАО «Проектный институт «Новосибгражданпроект» внесено представление прокуратурой Железнодорожного района г. Новосибирска по факту утраты документов постоянного хранения (проектной документации в количестве 115 единиц).

Необходимо отметить, что проведенные проверки способствовали улучшению показателей работы государственного и муниципальных архивов Новосибирской области, особенно таких направлений деятельности, как обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области, а также усилению контроля за архивной деятельностью организаций-источников комплектования. В учреждениях и организациях, не являющихся источниками комплектования государственного и муниципальных архивов, в результате проверок налажен учет документов по личному составу, улучшены условия их хранения.