Управление реализует следующие полномочия:
1) осуществляет:
государственное управление архивным делом на территории Новосибирской области;
региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Новосибирской области;
согласование списков источников комплектования подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) и органов управления архивным делом муниципальных районов и городских округов (муниципальных архивов) Новосибирской области;
решение вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Новосибирской области;
экспертизу ценности документов совместно с собственниками или владельцами архивных документов;
отнесение документов Архивного фонда Новосибирской области к уникальным и особо ценным;
подготовку предложений и реализацию решений о передаче архивных документов, находящихся в собственности Новосибирской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
взаимодействие с органами управления архивным делом муниципальных районов и городских округов (муниципальными архивами) Новосибирской области по вопросам хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов;
функции главного распорядителя и получателя средств областного бюджета Новосибирской области, предусмотренных на содержание управления и реализацию возложенных на него полномочий, в том числе формирует государственные задания подведомственным архивным учреждениям (государственным архивам);
функции главного администратора доходов областного бюджета Новосибирской области;
контроль и координацию деятельности подведомственных архивных учреждений (государственных архивов);
финансирование подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) в пределах выделенных ассигнований;
контроль за целевым эффективным использованием бюджетных средств подведомственными архивными учреждениями (государственными архивами);
ведомственный контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок в отношении подведомственных архивных учреждений (государственных архивов);
объявление предостережений о недопустимости нарушения обязательных требований, выдачу предписаний об устранении нарушений обязательных требований, составление протоколов об административных правонарушениях в порядке, установленном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
подготовку доклада о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации;
информирование контролируемых лиц и иных заинтересованных лиц по вопросам соблюдения обязательных требований посредством размещения соответствующих сведений на официальном сайте управления в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в средствах массовой информации, через личные кабинеты контролируемых лиц в государственных информационных системах (при их наличии) и в иных формах;
подготовку в пределах компетенции в установленном законодательством Российской Федерации порядке предложений к проекту плана мониторинга правоприменения в Российской Федерации на очередной год и доклада о результатах мониторинга, осуществленного в предыдущем году в соответствии с планом мониторинга или по собственной инициативе;
оказание гражданам в соответствии с законодательством Российской Федерации и Новосибирской области бесплатной юридической помощи в виде правового консультирования в устной и письменной форме по вопросам, относящимся к компетенции управления, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации для рассмотрения обращений граждан;
работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности управления;
ведение электронного документооборота;
внесение информации в информационные системы;
2) организует:
хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) Новосибирской области;
хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, относящихся к государственной собственности Новосибирской области и находящихся на территории муниципальных образований Новосибирской области;
информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов;
исполнение запросов проживающих за рубежом российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, а также оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;
прием граждан, объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок;
работу по подготовке документальных публикаций, экспозиций, путеводителей о составе и содержании документов Архивного фонда Новосибирской области, информационно-методического бюллетеня "Новосибирский архивный вестник", изданий, буклетов и других информационных материалов;
методическое обеспечение деятельности подведомственных архивных учреждений (государственных архивов), органов управления архивным делом муниципальных районов и городских округов (муниципальных архивов) Новосибирской области, архивов государственных органов и областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, государственных учреждений и предприятий, архивов иных организаций на территории Новосибирской области;
организует профессиональное развитие государственных гражданских служащих Новосибирской области, замещающих должности государственной гражданской службы Новосибирской области в управлении (далее - гражданские служащие управления), подготовку и дополнительное профессиональное образование работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области, в управлении, и работников подведомственных управлению государственных учреждений Новосибирской области;
работу по внедрению новых автоматизированных архивных технологий, по созданию и совершенствованию справочно-поисковых средств, электронных баз данных, электронных справочников для обеспечения поиска информации;
работу по выполнению требований законодательства Российской Федерации по защите персональных данных, конфиденциальной информации и информации ограниченного доступа;
работу по созданию в подведомственных архивных учреждениях (государственных архивах) электронных фондов пользования на наиболее востребованные архивные документы;
работу по внедрению в подведомственных архивных учреждениях (государственных архивах) программных комплексов, их ведению и техническому сопровождению;
ведение баз данных программного комплекса "Архивный фонд", государственной информационной системы "Электронный архив Новосибирской области" подведомственными архивными учреждениями (государственными архивами), органами управления архивным делом муниципальных районов и городских округов (муниципальных архивов) Новосибирской области;
работу подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по созданию страхового фонда на уникальные и особо ценные документы Архивного фонда Новосибирской области и фонда пользования в цифровом формате;
работу подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по внедрению наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, страхового копирования в цифровом формате;
работу подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;
работу подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по оказанию услуг в электронном виде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
работу подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по обеспечению доступа к архивным документам путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, подлинников и (или) копий необходимых документов, в том числе в форме электронных документов, а также путем использования информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", с возможностью их копирования;
работу Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа;
научно-исследовательскую работу подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) в сфере архивного дела и делопроизводства;
работу по внедрению результатов научно-исследовательской работы в практику архивного дела и делопроизводства;
3) организует и проводит профилактические мероприятия, контрольные (надзорные) мероприятия соблюдения законодательства об архивном деле на территории Новосибирской области в отношении юридических лиц, органов государственной власти Новосибирской области и иных государственных органов Новосибирской области, органов местного самоуправления, архивов, музеев, библиотек, научных организаций, осуществляющих деятельность на территории Новосибирской области по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
4) ведет:
государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области;
Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области;
5) обеспечивает:
доступ к информации о деятельности управления, работу с запросами граждан и юридических лиц о его деятельности в соответствии с требованиями Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
защиту сведений, составляющих государственную тайну, в том числе содержащихся в документах Архивного фонда Новосибирской области, в пределах своей компетенции;
мобилизационную подготовку управления, а также контроль и координацию деятельности подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по их мобилизационной подготовке, перевод управления и подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) на работу в условиях военного времени;
контроль и координацию деятельности подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) по эвакуации и укрытию находящихся на хранении документов Архивного фонда Новосибирской области;
6) формирует экспертно-проверочную комиссию по вопросам экспертизы ценности, отбора и включения архивных документов в состав Архивного фонда Новосибирской области;
7) оказывает содействие органам местного самоуправления муниципальных образований Новосибирской области в организации управления архивным делом;
8) заключает договоры с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Новосибирской области, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, на хранение в подведомственные архивные учреждения (государственные архивы);
9) обеспечивает реализацию мер и государственных программ Новосибирской области в области профилактики терроризма, минимизации и ликвидации последствий его проявлений, в пределах своей компетенции;
10) обеспечивает поддержание в состоянии постоянной готовности к эффективному использованию сил и средств управления, предназначенных для минимизации и (или) ликвидации последствий проявлений терроризма;
11) осуществляет организацию выполнения требований к антитеррористической защищенности объектов (территорий), находящихся в ведении управления и подведомственных архивных учреждений (государственных архивов);
12) участвует в возмещении вреда, причиненного физическим и юридическим лицам в результате террористического акта, совершенного на территории Новосибирской области, в пределах своей компетенции;
13) обеспечивает реализацию мер по противодействию коррупции в управлении;
14) разрабатывает и принимает меры по реализации государственной политики в сфере профилактики правонарушений в установленной сфере деятельности;
15) представляет в деле о банкротстве и в процедурах, применяемых в деле о банкротстве, требования по денежным обязательствам Новосибирской области, связанным с осуществлением управлением своих полномочий;
16) обеспечивает проведение мероприятий по гражданской обороне, в том числе:
а) разрабатывает и реализовывает планы гражданской обороны и защиты населения;
б) планирует мероприятия:
по подготовке к эвакуации населения, материальных и культурных ценностей в безопасные районы, их размещению;
по поддержанию устойчивого функционирования подведомственных архивных учреждений (государственных архивов) в военное время;
в) осуществляет сбор и обмен информацией в области гражданской обороны;
г) определяет перечень подведомственных архивных учреждений (государственных архивов), обеспечивающих выполнение мероприятий регионального уровня по гражданской обороне;
д) создает и поддерживает в состоянии готовности силы и средства гражданской обороны, в том числе:
е) определяет подведомственные архивные учреждения (государственные архивы), создающие нештатные формирования по обеспечению выполнения мероприятий по гражданской обороне, организует поддержание в состоянии готовности указанных нештатных формирований, подготовку и обучение их личного состава;
ж) создает и содержит в целях гражданской обороны запасы материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств, в том числе для обеспечения нештатных формирований по обеспечению выполнения мероприятий по гражданской обороне;
з) создает и поддерживает в состоянии постоянной готовности к использованию временные укрытия;
и) осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области.
Управление в установленной сфере деятельности предоставляет следующие государственные услуги:
1) организация информационного обеспечения юридических и физических лиц на основе документов Архивного фонда Новосибирской области и других архивных документов;
2) проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами).
Управление в установленной сфере деятельности осуществляет подготовку проектов законов Новосибирской области, правовых актов Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области по вопросам, относящимся к компетенции управления, а также по иным вопросам в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, в том числе о внесении изменений в действующие правовые акты.
Управление на основании и во исполнение федерального законодательства, Устава Новосибирской области, законов Новосибирской области, нормативных правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области:
1) принимает в порядке, установленном Губернатором Новосибирской области, нормативные правовые акты в сфере архивного дела в случаях, установленных федеральным законодательством и законодательством Новосибирской области;
2) утверждает:
а) административные регламенты предоставления государственных услуг в подведомственной сфере;
б) перечень должностных лиц, имеющих право составлять протоколы об административных правонарушениях;
в) иные документы в установленной сфере деятельности, предусмотренные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Новосибирской области, правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области;
3) разрабатывает и реализует государственные и ведомственные целевые программы, основные направления развития архивного дела в Новосибирской области и иные документы стратегического планирования Новосибирской области в установленной сфере деятельности;
4) обобщает практику применения законодательства Новосибирской области и проводит анализ реализации государственной политики в установленной сфере деятельности.
Управление обеспечивает при реализации своих полномочий приоритет целей и задач по содействию развитию конкуренции на товарных рынках в установленной сфере деятельности.
Осуществляет иные полномочия в установленной сфере деятельности, если такие полномочия предусмотрены федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области.
