Управление государственной архивной службы

Новосибирской области

Государственная услуга по проставлению апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), предоставляется управлением государственной архивной службы Новосибирской области<1>

<1> Постановление Правительства Новосибирской области от 11.10.2016 № 327-п «Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Новосибирской области»;
Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)»

Постановлением Правительства Российской Федерации<2> установлены компетентные органы, осуществляющие проставление апостиля в Российской Федерации на официальных документах в соответствии с установленной сферой деятельности. К ним относятся:
1. Министерство внутренних дел Российской Федерации – на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации.
2. Министерство обороны Российской Федерации – на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации.
3. Генеральная прокуратура Российской Федерации – на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности.
4. Федеральное архивное агентство – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
5. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, – на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия.
6. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, – на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях.
7. Министерство юстиции Российской Федерации – на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»<3>, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям указанных выше компетентных органов.

<2> Постановление Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации»
<3> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»

Апостиль – штамп, соответствующий требованиям Конвенции<4> и Федерального закона<5>, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

<4> Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961, (СССР присоединился к Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992)
<5> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 2)

Подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), архивные справки, архивные выписки и архивные копии не подлежат апостилированию, если направляются в государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства – участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области<6, 7>.
Кроме того, не подлежат апостилированию архивные документы, не предназначенные для вывоза за пределы территории Российской Федерации<8>.

<6> Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (пункт 46.9)
<7> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 47, 64, 81, 98, 115, 132, 149, 166, 183, 200, 217, 234)
<8> Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»

Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами<9>.

<9> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 5)

За проставление апостиля взимается государственная пошлина<10>. >. Размер и порядок взимания государственной пошлины установлен Налоговым кодексом Российской Федерации<11>.
Государственная пошлина подлежит уплате физическими или юридическими лицами до проставления апостиля<12>.
Реквизиты для уплаты государственной пошлины для проставления апостиля размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в разделе Деятельность/ Государственные услуги /Проставление апостиля/ Реквизиты для уплаты госпошлины по ссылке https://archives.nso.ru/page/3678.
Согласно Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля освобождены:
1) органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы публичной власти федеральной территории «Сириус»;
2) физические лица – ветераны Великой Отечественной войны, инвалиды Великой Отечественной войны, бывшие узники фашистских концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных немецкими фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, бывшие военнопленные во время Великой Отечественной войны при их обращении за совершением юридически значимых действий, установленных главой 25.3 «Государственная пошлина»<14>.

<10> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 7);
Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 20–21).
<11> Налоговый кодекс Российской Федерации (глава 25.3, подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18)
<12> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18)
<13> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33)
<14> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункты 10, 12 пункта 1 статьи 333.35)

Максимальный срок предоставления государственной услуги управлением государственной архивной службы Новосибирской области составляет 5 рабочих дней с даты регистрации заявления и документов, необходимых для ее предоставления.
Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости подтверждения подлинности подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати или штампа на официальном документе, а также факта его создания, может быть продлен до 30 рабочих дней со дня поступления заявления и документов, необходимых для ее предоставления.
Исчерпывающий перечень документов указан в ответе на вопрос № 8.
Предоставление результата государственной услуги осуществляется в срок, не превышающий 1 рабочего дня со дня принятия решения о ее предоставлении.
Срок предоставления государственной услуги определяется для каждого варианта и приведен в их описании, содержащемся в разделе III Административного регламента<15>.

<15> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 13–14)

Для проставления апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), в управление государственной архивной службы Новосибирской области должны быть представлены следующие документы.
Заявитель должен представить самостоятельно:
1) документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем):
паспорт;
иной документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации; 2) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя:
доверенность на представление интересов физического/юридического лица (иностранного юридического лица);
иной документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя.
При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО: копия документа с представлением оригинала или копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Путем направления почтового отправления: копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3) письменное заявление о предоставлении государственной услуги (по форме для своей категории, размещены в разделе Деятельность/ Государственные услуги /Проставление апостиля/ Формы заявлений на предоставление государственной услуги по ссылке https://archives.nso.ru/page/3957) в случае направления документов почтовой связью;
4) официальные документы, подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), (предъявление оригинала документа с подпись лица, от которого исходит официальный документ, и (или) оттиск печати или штампа государственного, муниципального архива, органа, организации);
5) документы, подтверждающие подлинность документов, составленных на иностранном языке (перевод на русский язык документов, составленных на иностранном языке).
При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО: представляется в подлиннике. Путем направления почтового отправления: копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Заявитель вправе представить по собственной инициативе:
1) документы, подтверждающие уплату государственной пошлины (квитанция, платежное поручение). При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО: копия документа с представлением оригинала или копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Путем направления почтового отправления: копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации<16>.

<16> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 40–42, 56–58, 73–75, 90–92, 107–109, 124–126, 141–143, 158–160, 175–177, 192-194, 209–211, 226–228)

Документом, удостоверяющим личность, являются:
для граждан Российской Федерации – паспорт гражданина Российской Федерации, временное удостоверение личности (в случае оформления паспорта гражданина Российской Федерации);
для иностранных граждан – паспорт иностранного гражданина; иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
для лиц без гражданства – документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; разрешение на временное проживание; вид на жительство; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства.

В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям<17>:
1) полномочия представителя заявителя не подтверждены;
2) официальный документ (архивная справка, архивная выписка, архивная копия):
– не предназначен для вывоза за пределы территории Российской Федерации;
– предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961<18>;
– предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;
3) лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;
4) подпись лица, подписавшего российский официальный документ, и (или) оттиск печати (штампа) на данном документе не могут быть удостоверены управлением государственной архивной службы Новосибирской области ввиду отсутствия у него образца подписи такого лица и (или) оттиска такой печати (штампа) и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит официальный документ, а также неподтверждения им факта совершения официального документа;
5) официальный документ совершен дипломатическими представительствами и (или) консульскими учреждениями;
6) лицом, обратившимся за предоставлением государственной услуги, не уплачена государственная пошлина.

<17> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 47, 64, 81, 98, 115, 132, 149, 166, 183, 200, 217, 234)
<18> Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961, (СССР присоединился к Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992)

В приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, заявителю отказывается в случаях, если<19>:
1) официальный документ исходит от органа, который уполномочен на проставление апостиля;
2) официальный документ содержит изменения, исправления, комментарии по содержанию архивных документов, на основании которых он составлен;
3) в официальном документе, объем которого превышает один лист, листы не прошиты, не пронумерованы и не скреплены оттиском печати или штампа органа или лица, от которого исходит официальный документ.

<19> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 44, 60, 77, 94, 111, 128, 145, 162, 179, 196, 213, 230)

Требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий установлены приказами Федерального архивного агентства отдельно для архивов, музеев, библиотек, научных организаций<20> и государственных органов, органов местного самоуправления, организаций<21>.

<20> Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (пункты 46.9–46.11)
<21> Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (пункты 185–187)