1. Кем предоставляется государственная услуга по проставлению апостиля на архивные документы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии)?
Государственная услуга по проставлению апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), предоставляется управлением государственной архивной службы Новосибирской области<1>
<1> Постановление Правительства Новосибирской области от 11.10.2016 № 327-п «Об утверждении Положения об управлении государственной архивной службы Новосибирской области»;
Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)»
2. Кому еще предоставлено право проставлять апостиль на документы?
Постановлением Правительства Российской Федерации<2> установлены компетентные органы, осуществляющие проставление апостиля в Российской Федерации на официальных документах в соответствии с установленной сферой деятельности. К ним относятся:
1. Министерство внутренних дел Российской Федерации – на выданных органами внутренних дел Российской Федерации справках о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования, архивных документах (архивные справки, выписки или копии документов) и справках о реабилитации.
2. Министерство обороны Российской Федерации – на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах Союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации.
3. Генеральная прокуратура Российской Федерации – на документах, выданных органами прокуратуры, документах, направляемых в иностранные государства в рамках международных договоров Российской Федерации и на основе принципа взаимности.
4. Федеральное архивное агентство – на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами.
5. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в компетенцию которых входит организация деятельности по государственной регистрации актов гражданского состояния, – на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия.
6. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации и документов об ученых степенях, ученых званиях, – на документах об образовании и (или) о квалификации и на документах об ученых степенях, ученых званиях.
7. Министерство юстиции Российской Федерации – на российских официальных документах, указанных в статье 5 Федерального закона «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»<3>, проставление апостиля на которых не относится к полномочиям указанных выше компетентных органов.
<2> Постановление Правительства Российской Федерации от 30.05.2016 № 479 «О компетентных органах, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации»
<3> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации»
3. Что такое апостиль и зачем его проставляют на документы?
Апостиль – штамп, соответствующий требованиям Конвенции<4> и Федерального закона<5>, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.
<4> Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961, (СССР присоединился к Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992)
<5> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 2)
4. На какие архивные документы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) апостиль не проставляется?
Подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), архивные справки, архивные выписки и архивные копии не подлежат апостилированию, если направляются в государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства – участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области<6, 7>.
Кроме того, не подлежат апостилированию архивные документы, не предназначенные для вывоза за пределы территории Российской Федерации<8>.
<6> Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (пункт 46.9)
<7> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 47, 64, 81, 98, 115, 132, 149, 166, 183, 200, 217, 234)
<8> Закон СССР от 24.06.1991 № 2261-1 «О порядке вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан и лиц без гражданства из СССР за границу»
5. На какие еще документы не проставляется апостиль?
Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами<9>.
<9> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 5)
6. Является ли услуга по проставлению апостиля платной?
За проставление апостиля взимается государственная пошлина<10>. >. Размер и порядок взимания государственной пошлины установлен Налоговым кодексом Российской Федерации<11>.
Государственная пошлина подлежит уплате физическими или юридическими лицами до проставления апостиля<12>.
Реквизиты для уплаты государственной пошлины для проставления апостиля размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области в разделе Деятельность/ Государственные услуги /Проставление апостиля/ Реквизиты для уплаты госпошлины по ссылке https://archives.nso.ru/page/3678.
Согласно Налогового кодекса Российской Федерации от уплаты государственной пошлины за проставление апостиля освобождены:
1) органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы публичной власти федеральной территории «Сириус»;
2) физические лица – ветераны Великой Отечественной войны, инвалиды Великой Отечественной войны, бывшие узники фашистских концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных немецкими фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, бывшие военнопленные во время Великой Отечественной войны при их обращении за совершением юридически значимых действий, установленных главой 25.3 «Государственная пошлина»<14>.
<10> Федеральный закон от 28.11.2015 № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации» (статья 7);
Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 20–21).
<11> Налоговый кодекс Российской Федерации (глава 25.3, подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18)
<12> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункт 5 пункта 1 статьи 333.18)
<13> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункт 48 пункта 1 статьи 333.33)
<14> Налоговый кодекс Российской Федерации (подпункты 10, 12 пункта 1 статьи 333.35)
7. Какой срок оказания государственной услуги по проставлению апостиля на архивные документы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии)?
Максимальный срок предоставления государственной услуги управлением государственной архивной службы Новосибирской области составляет 5 рабочих дней с даты регистрации заявления и документов, необходимых для ее предоставления.
Срок предоставления государственной услуги в случае необходимости подтверждения подлинности подписи лица, подписавшего официальный документ, и (или) оттиска печати или штампа на официальном документе, а также факта его создания, может быть продлен до 30 рабочих дней со дня поступления заявления и документов, необходимых для ее предоставления.
Исчерпывающий перечень документов указан в ответе на вопрос № 8.
Предоставление результата государственной услуги осуществляется в срок, не превышающий 1 рабочего дня со дня принятия решения о ее предоставлении.
Срок предоставления государственной услуги определяется для каждого варианта и приведен в их описании, содержащемся в разделе III Административного регламента<15>.
<15> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 13–14)
8. Какие документы необходимо представить для проставления апостиля на архивные документы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии)?
Для проставления апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), в управление государственной архивной службы Новосибирской области должны быть представлены следующие документы.
Заявитель должен представить самостоятельно:
1) документ, удостоверяющий личность заявителя (при представлении официальных документов лично заявителем):
паспорт;
иной документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Российской Федерации;
2) документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя:
доверенность на представление интересов физического/юридического лица (иностранного юридического лица);
иной документ, удостоверяющий полномочия представителя заявителя.
При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО: копия документа с представлением оригинала или копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Путем направления почтового отправления: копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
3) письменное заявление о предоставлении государственной услуги (по форме для своей категории, размещены в разделе Деятельность/ Государственные услуги /Проставление апостиля/ Формы заявлений на предоставление государственной услуги по ссылке https://archives.nso.ru/page/3957) в случае направления документов почтовой связью;
4) официальные документы, подготовленные государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами), (предъявление оригинала документа с подпись лица, от которого исходит официальный документ, и (или) оттиск печати или штампа государственного, муниципального архива, органа, организации);
5) документы, подтверждающие подлинность документов, составленных на иностранном языке (перевод на русский язык документов, составленных на иностранном языке).
При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО: представляется в подлиннике.
Путем направления почтового отправления: копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Заявитель вправе представить по собственной инициативе:
1) документы, подтверждающие уплату государственной пошлины (квитанция, платежное поручение).
При подаче заявления при личном обращении в управление ГАС НСО: копия документа с представлением оригинала или копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Путем направления почтового отправления: копия документа, заверенная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации<16>.
<16> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 40–42, 56–58, 73–75, 90–92, 107–109, 124–126, 141–143, 158–160, 175–177, 192-194, 209–211, 226–228)
9. Какие документы относятся к удостоверяющим личность?
Документом, удостоверяющим личность, являются:
для граждан Российской Федерации – паспорт гражданина Российской Федерации, временное удостоверение личности (в случае оформления паспорта гражданина Российской Федерации);
для иностранных граждан – паспорт иностранного гражданина; иной документ, установленный федеральным законом или признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина;
для лиц без гражданства – документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства; разрешение на временное проживание; вид на жительство; иные документы, предусмотренные федеральным законом или признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства.
10. Может ли быть отказано в предоставлении услуги?
В предоставлении государственной услуги отказывается по следующим основаниям<17>:
1) полномочия представителя заявителя не подтверждены;
2) официальный документ (архивная справка, архивная выписка, архивная копия):
– не предназначен для вывоза за пределы территории Российской Федерации;
– предназначен для представления в компетентные органы государства, которое не является участником Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, от 05.10.1961<18>;
– предназначен для представления в государстве, с которым Российской Федерацией заключен договор (соглашение), отменяющий требование любого вида легализации документов;
3) лицо, подписавшее официальный документ, не обладает полномочием на его подписание;
4) подпись лица, подписавшего российский официальный документ, и (или) оттиск печати (штампа) на данном документе не могут быть удостоверены управлением государственной архивной службы Новосибирской области ввиду отсутствия у него образца подписи такого лица и (или) оттиска такой печати (штампа) и отсутствия этих образцов у органа, от которого исходит официальный документ, а также неподтверждения им факта совершения официального документа;
5) официальный документ совершен дипломатическими представительствами и (или) консульскими учреждениями;
6) лицом, обратившимся за предоставлением государственной услуги, не уплачена государственная пошлина.
<17> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 47, 64, 81, 98, 115, 132, 149, 166, 183, 200, 217, 234)
<18> Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (заключена в г. Гааге 05.10.1961, (СССР присоединился к Конвенции в соответствии с постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 № 2119-1 «О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов»; Конвенция вступила в силу для Российской Федерации 31.05.1992)
11. Может ли быть отказано в приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги?
В приеме заявления и документов, необходимых для предоставления государственной услуги, заявителю отказывается в случаях, если<19>:
1) официальный документ исходит от органа, который уполномочен на проставление апостиля;
2) официальный документ содержит изменения, исправления, комментарии по содержанию архивных документов, на основании которых он составлен;
3) в официальном документе, объем которого превышает один лист, листы не прошиты, не пронумерованы и не скреплены оттиском печати или штампа органа или лица, от которого исходит официальный документ.
<19> Приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 26.09.2025 № 11-НПА «Об утверждении Административного регламента управления государственной архивной службы Новосибирской области по предоставлению государственной услуги «Проставление апостиля на подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными на территории Новосибирской области (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами)» (пункты 44, 60, 77, 94, 111, 128, 145, 162, 179, 196, 213, 230)
12. Предъявляются ли какие-то требования к оформлению архивных документов (архивных справок, архивных выписок и архивных копий)?
Требования к оформлению архивных справок, архивных выписок и архивных копий установлены приказами Федерального архивного агентства отдельно для архивов, музеев, библиотек, научных организаций<20> и государственных органов, органов местного самоуправления, организаций<21>.
<20> Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (пункты 46.9–46.11)
<21> Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (пункты 185–187)