20 Марта 2014

Электронный архив Новосибирской области – архив, который может всё

Три года назад в Государственном архиве Новосибирской области хранилось более 2,1 миллиона документов и отсутствовала эффективная система поиска и управления этим банком данных. Сегодня мы смело можем сказать, что такая система есть. Электронный архив Новосибирской области – то, без чего рабочий процесс наших архивистов представить уже невозможно. Об истории создания и развития уникального программного комплекса мы поговорим с его разработчиком – Ксенией ФЕДЧЕНКО, генеральным директором ООО «КЭДО».

- Ксения, в 2011 году Вы решили участвовать в конкурсе на разработку Электронного архива Новосибирской области. Задача, на мой взгляд, сложная и специфическая. Или Вы из тех, кто любит начинать с нуля?

- В 2011 году мы не начинали, а надеялись на продолжение начатого. Историческим началом Электронного архива надо считать 2010 год, когда областной госархив искал «добровольцев», которые на основе существующей самописной базы данных смогут разработать новую и перенести туда имеющуюся информацию о фотодокументах и исполнении запросов. Уже когда мы это сделали, управление взяло в свои руки реализацию идеи создания полноценного электронного архива области.

- Вы настолько хорошо усовершенствовали старую базу данных, что вдохновили управление на масштабы всей области?

- В данном случае мы создали новый продукт, ибо совершенствовать старенькую, чуть живую базу данных конца 90-х годов прошлого века не имело смысла. Для разработки адекватной архитектуры Электронного архива мы прошли долгий путь обсуждений и детализаций задач. Уже на этапе тестирования архивисты поняли, насколько облегчится их кропотливая работа. Очевидно, что ручной поиск информации никогда не сравнится с автоматизированным. Особенно, если у тебя 10 тысяч запросов в год или несколько сотен документов в одном фонде. Понимали это и в управлении.

- Думаю, что понимали не только грандиозность самой идеи, но и бюджет проекта. На момент объявления конкурса была заявлена максимальная цена 1 миллион 200 тысяч рублей.

- Это только с первого взгляда кажется, что проект недешевый. На самом деле, для такого крупного проекта это немного. Так или иначе, но он стоит того. Мы создали огромное хранилище информации, которое представляет собой совокупность множества баз данных. Целевая аудитория – не только архивисты, но и все потенциальные пользователи от ученых до простых школьников. Электронный архив сделан таким образом, что в нем легко ориентироваться. Вся информация разделена по смысловому параметру на модули (читай базы данных): фото-, видеодокументы, решения органов власти, картографические документы и так далее. На каждый тип запросов, поступающих в госархив, создан, по сути, отдельный сервис, который позволяют в деталях отслеживать историю исполнения каждого обращения. И главное, чем я горжусь, как разработчик – это масштаб внедрения программного продукта и объем систематизированных документов. Только в модуле «Фотодокументы» занесено более 40 тысяч единиц хранения, в фонде пользования хранится около 27 тысяч дел, автоматический контроль исполнения запросов пополняется, в среднем, на 20 тысяч обращений ежегодно. Естественно, для такого объема нужен многокритериальный поиск по документам: по дате, по названию, по фондам и так далее. Это то, что позволяет Электронный архив сделать быстрым и интересным для простого неподготовленного пользователя.

- В разработке методологии и архитектуры Электронного архива принимали участие архивисты. Кто был основным Вашим помощником?

- В основном, это были специалисты госархива. В разработке методологии нам очень хорошо помогла Ольга Викторовна Выдрина, начальник отдела научно-справочного аппарата. Она профессионал своего дела, и мы с ней по некоторым вопросам развития Электронного архива консультируемся до сих пор. Грамотно выстроить техническую часть мы смогли благодаря Виталию Буренкову, начальнику отдела автоматизированных архивных технологий. Поначалу он был с нами очень строг и требователен, пока мы себя не зарекомендовали как надежные партнеры. За эту принципиальность и дотошность ему спасибо. Конечно же, Ольга Константиновна Кавцевич, бывший директор госархива.

- Сколько времени было затрачено на реализацию такого масштабного проекта?

- Три месяца от начала работы до сдачи программного продукта, ну и, конечно, плюс опытная эксплуатация. Она длилась два месяца. В этот период мы устраняли выявленные недочеты и совершенствовали свой результат. Программирование в данном проекте – не самое сложное, на самом деле. Из трех месяцев разработки мы целый месяц продумывали архитектуру и согласовывали ее, детально все прописывали. Вот это действительно было трудно.

- Почему через год эксплуатации электронного архива стало понятно, что нужна модернизация?

- Невозможно создать идеальный продукт, особенно, когда понимаешь, что особых ограничений, кроме времени и финансов, нет. Эксплуатация показала, что некоторые модули требуют доработки: нужно вводить новые поля для описания документов. Требовалось создать два новых модуля для видеодокументов и коллекции метрических книг. Но наиболее серьезной проблемой на тот момент являлось отсутствие многопользовательской версии для районных архивов. Мы могли поставить программный комплекс хоть на 5 компьютеров, но работу в нем мог осуществлять только один человек. Одновременная работа двух и более человек была невозможна.

- А что помешало внедрению многопользовательской версии в муниципальных архивах в 2011 году?

- В это сложно поверить, но для нас новость о том, что электронный архив будет охватывать все муниципальные архивы, стала сюрпризом. Мы разработали продукт непосредственно для госархива согласно техническому заданию. Уже в момент подписания последнего акта приема-передачи бывший начальник управления спокойно сказал нам: «Теперь можете записывать на диск и передавать в районные архивы». Сказать, что мы удивились – это ничего не сказать. На такие масштабы никто из нас, разработчиков, не рассчитывал. Возможно, мы бы вообще не взялись за этот проект, если бы сразу речь шла обо всей области. Мы, конечно, изобрели, как выделить хотя бы по одному рабочему месту в каждый муниципальный архив, но все понимали, что этого недостаточно.

- То есть создание полноценной версии для муниципальных архивов требовало большего времени и других денег?

- Конечно. Не было ни того ни другого, поэтому получилось так, как получилось. Но и мы, и специалисты управления понимали, что проблему с муниципалами надо решать, иначе масштабы всей области охватить не удастся. В прошлом году в этом вопросе удалось добиться согласия между Департаментом информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области и управлением, под это выделили бюджет, и мы занялись разработкой многопользовательской версии Электронного архива для районный архивов, адаптации некоторых модулей, в том числе модуля «Организации – источники комплектования», под их специфику.

- Одним из главных условий контракта на доработку Электронного архива стала установка в каждом районном архиве новой версии программного комплекса. Вас не пугала такая масштабная задача?

- На тот момент уже нет. Все понимали, что качественно сделать эту работу архивисты в районах не смогут. Мы сами объехали все районы области, установили единообразные сервера, поставили обновления, сделали резервное копирование наработанных баз данных, обучили сотрудников и ответили на миллион их вопросов. В конечном итоге, результатом остались довольны все стороны. Например, в Усть-Таркском районе начальник отдела архива рассказала мне, что первое время ее сотрудники занимали очередь на работу в АКИЗе (автоматический контроль исполнения запросов – Авт.) . Для меня это было настоящим шоком. Зато мы сразу оценили коэффициент полезного действия проведенной работы.

- Помимо своих профессиональных выводов, у Вас, наверное, сложилось какое-то общее представление о развитии архивной отрасли в регионе. Ваши ожидания оправдались?

- У нас не было каких-то особенных ожиданий. Мы ехали работать. Конечно, иногда мы не попадали в план «Один день – один архив». Например, в Кыштовском районе мы честно работали два дня, потому что там накануне сменился начальник отдела архивной службы, и он на тот момент был очень далек от архивного дела, поэтому мы сидели и разбирали все до мелочей: как работать со сканером, что есть фонд-опись-дело, куда что заносить и так далее. Но в целом, уровень у всех одинаков. Конечно, есть отдельно стоящие профи, как в Наталья Николаевна Плетенкина Венгеровском районе или Ольга Алексеевна Губер в Чановском. Всегда есть сильнейший, на кого надо равняться. Меня порадовало, что мы смогли получить хорошую обратную связь. Нам задавали грамотные вопросы, и все по делу.

- На сегодняшний день в развитии Электронного архива есть какие-либо видимые перспективы, помимо его содержания?

- В содержательном плане мы разветвили структуру настолько, насколько это необходимо. Но есть один модуль, который напрашивается на реализацию, - это автоматическое формирование отчетности. Массивы данных, помещаемых в Электронный архив, огромные, и они будут расти. Сейчас, чтобы элементарно посчитать, сколько в Электронном архиве хранится документов, администратор должен зайти в каждую базу и потом вручную свести все данные. Существуют еще и плановые показатели, которые необходимо контролировать, и очень хотелось бы, чтобы это было наглядно и автоматизировано. Еще важный сервис – это контакты. В Новосибирской области 36 архивов, и я не завидую тому, кто регулярно занимается обновлением контактов, структуры и другой необходимой информации. Давно назрела необходимость сделать модуль, где каждый архив будет самостоятельно следить за актуальностью данных и по необходимости их обновлять. Думаю, в этом начинании архивисты меня поддержат.

- В текущем году управлением планируется открыть веб-версию Электронного архива в свободный доступ для пользователей сети Интернет. Чем веб-версия будет отличаться от того варианта, который установлен в читальном зале Государственного архива Новосибирской области?

- Это будут идентичные версии, с одним только отличием: находясь в читальном зале архива пользователь может обратиться к специалисту, который достанет ему этот документ либо в электронном виде хорошего качества, либо в подлиннике. В целях защиты информации на веб-версии все электронные образы документов имеют пометку, что это копия. Плюс эта копия доступна только для чтения. Скачать ее в хорошем качестве нельзя.

- И еще один вопрос. Электронный архив Новосибирской области можно смело называть уникальным в России? Или есть аналоги?

- Департамент информатизации, о котором мы говорили выше, проводил исследование на эту тему. Выяснилось, что похожие программные комплексы есть в России, но настолько разветвленная и развитая система существует только у нас. Поэтому мы можем смело им гордиться.

- Спасибо за беседу.

Вероника СОЛОВЬЕВА

Общество