В приветственном слове к участникам коллегии Т.М. Кириенкова обратила внимание на возросшую потребность общества в свободном и разностороннем предоставлении достоверной архивной информации, что в свою очередь требует перехода архивной отрасли на новую ступень развития: «Архивы не должны быть только хранителями документной информации, им необходимо стать ее поставщиками, отвечая на заинтересованность общества в информационных ресурсах».

Было отмечено, что управлением государственной архивной службы Новосибирской области разработаны и утверждены ведомственные целевые программы «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011–2013 гг.» (сентябрь 2010 г.), «Развитие архивного дела в Новосибирской области на 2013–2015 гг.» (июль 2012 г.). Кроме того, Постановлением Правительства Новосибирской области в октябре 2011 года утверждена долгосрочная целевая программа «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012–2016 годы», в которой предусмотрены мероприятия по информатизации архивной отрасли области (на архивные органы и учреждения области планируется направить более 92 миллионов рублей).

Реализация названных программ в области информатизации архивной отрасли предоставляет возможность приступить архивным органам и учреждениям к основному этапу работ, указанному в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации и государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)», – создание баз данных электронных копий документов Архивного фонда Новосибирской области и размещение их в открытом доступе посредством сети Интернет.

Необходимость внедрения новых автоматизированных информационных и телекоммуникационных технологий в работу архивных органов и учреждений Новосибирской области и достижения контрольных значений показателей, определенных программными документами, отметила в своем выступлении и.о. начальника управления государственной архивной службы Новосибирской области Е.В. Ивановская: «Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации и Государственной программой Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» определен приоритет формирования информационного потенциала страны путем создания электронных документов и перевода традиционных документов в цифровой формат. Для архивных учреждений Стратегией установлено значение контрольного показателя – перевод в электронный вид (оцифровка) 20 % фондов, находящихся у них на хранении, к 2015 году. В Государственной программе к 2020 году это значение увеличивается до 50 %. Только применительно к Государственному архиву Новосибирской области указанный показатель составляет 432 837 дел, для муниципальных архивов это цифра равна 221 728 единицам хранения, если перевести эти цифры в количество листов, которые должны быть подвергнуты переводу в электронный формат, то цифры составят свыше 86,5 миллионов листов и свыше 44 миллионов листов соответственно».

Е.В. Ивановская обратила внимание участников коллегии, что благодаря усилиям архивистов районного уровня первый этап реализации Стратегии уже практически завершен: в 2011 году муниципальные архивы области перевели в электронный вид 4 337 описей на 559 936 заголовков дел, что составляет 50,5 % от общего количества единиц хранения. В первом полугодии текущего года активная работа по оцифровке описей была продолжена. В результате досрочно до окончания года завершили работу по созданию электронного научно-справочного аппарата (описей) архивы Купинского и Татарского районов.

Второй этап реализации Стратегии и достижение установленного значения показателя по переводу 20 % архивных фондов в электронный вид самый масштабный, трудозатратный и финансовоемкий. Он потребует от управления, органов местного самоуправления в лице администраций районов и городских округов, самих архивистов значительных усилий: необходимо уже сегодня принимать управленческие решения по введению в штатное расписание муниципальных архивов IT-специалистов, изыскивать значительные финансовые средства на приобретение технического оборудования, оплату труда привлекаемых лиц, иначе достичь установленных в программных документах показателей невозможно.

На заседании были заслушаны выступления О.К. Кавцевич, директора Государственного архива Новосибирской области, «О реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации в государственном казенном учреждении Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» и Ю.А. Стрелкова, заместителя председателя комитета экспертизы, контроля и архивной службы департамента организационно-контрольной работы мэрии города Новосибирска, «Об оцифровке архивных документов в муниципальном казенном учреждении города Новосибирска «Новосибирский городской архив»: результаты, проблемы и перспективы работы». Заместитель главы администрации Кочковского района Новосибирской области по организационно-правовой и кадровой работе Чернышова О.Б. рассказала об особенностях формирования электронного информационного ресурса на основе архивных документов Кочковского района Новосибирской области.

В ходе работы коллегии специалисты архивных органов и учреждений обменялись опытом по решению основных проблем, возникающих при формировании базы данных оцифрованных документов, и обсудили перспективы внедрения современных информационных технологий.

Кроме того, в рамках коллегии для специалистов муниципальных архивов проведен обучающий семинар по заполнению  модуля «Организации – источники комплектования» программного комплекса «Электронный архив Новосибирской области», на котором были рассмотрены вопросы практического применения функционала программного модуля и даны рекомендации по заполнению разделов программы.

В решении коллегии определена необходимость направить усилия архивных органов и учреждений Новосибирской области на активное внедрение и использование информационных технологий в архивной отрасли.

 

Консультант отдела

информационной и методической работы

Н.Г. Новоселова