Заседание Малого Совета открыл заместитель председателя Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, руководитель архивного агентства Иркутской области Овчинников Сергей Геннадьевич.

В ходе обсуждения вопроса об электронном архиве как результате долговременного хранения и оперативного доступа к архивной информации участники заседания выразили мнение о необходимости рекомендовать уполномоченным органам исполнительной власти в области архивного дела создавать в своем регионе «Электронный архив». При этом необходимо обратить внимание на формирование единого информационного пространства для территориально распределенных архивных учреждений региона. Также важно обеспечить дальнейшее использование единого информационного пространства различными внутренними системами государственных и муниципальных архивов, обеспечив при этом высокий уровень управления информационным ресурсом «Электронный архив», удобное и интуитивно понятное его использование. Кроме того, руководителям архивных учреждений Сибирского федерального округа было рекомендовано обеспечить наполнение регионального информационного ресурса «Электронный архив» путём создания защищенных электронных копий архивных документов.

В вопросе о проблемах и перспективах создания и дальнейшего использования оцифрованных архивных документов участники заседания решили считать приоритетной работу по проведению плановой оцифровки архивных документов, переводу в электронный формат описей в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» и реализации архивами контрольного показателя Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации - доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму - не менее 20% к 2015 году. Решено рекомендовать руководителям архивных учреждений Сибирского федерального округа обеспечить высокое качество работ по индексированию оцифрованных документов и верификации информации; предусмотреть в ходе планомерной оцифровки архивных документов работу по созданию электронных коллекций и подборок архивных документов (тематических, нетрадиционных, персональных и др.), а также обеспечить надежное долговременное хранение созданных электронных копий архивных документов, исключающее их утрату, повреждение или модификацию.

Кроме того, на заседании обсуждался вопрос об обеспечении сохранности проектной, технической документации, связанной со строительством, реконструкцией, реставрацией и ремонтом объектов недвижимости. В ходе обсуждения участники заседания пришли к выводу о возможности создания государственного научно-технического архива на территории каждого субъекта Российской Федерации. Решено подготовить к 1 сентября 2012 года предложения по внесению изменений в законодательство по вопросу обязательной передачи научно-технической документации в архивные учреждения субъектов Российской Федерации и представить их в архивное агентство Иркутской области. Эти предложения будут обсуждаться членами Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа на очередном основном заседании 26 сентября 2012 года в г. Томске.