В администрации Усть-Таркского района состоялось аппаратное совещание при Главе района с участием руководителей структурных подразделений администрации, организаций и предприятий района.

Начальник отдела архивной службы администрации района, Татьяна Алексеева в своем докладе рассказала о комплектовании муниципального архива Усть-Таркского района, обозначила задачи, стоящие перед архивистами, раскрыла результаты основных направлений деятельности отдела.

Комплектование муниципального архива документами Архивного фонда Российской Федерации ‒ одно из важнейших направлений деятельности архива.

В современных условиях на процессы комплектования муниципальных архивов оказывает влияние ряд факторов, обусловленных изменениями в политической, экономической, социальной и других сферах жизни общества и государства.

К их числу относятся:

-административная реформа органов местного самоуправления, повлекшая их значительные структурные и функциональные преобразования;

-реорганизация и ликвидация государственных и негосударственных организаций;

-существенный рост объемов создаваемой в районе документации, в т.ч. документов, относящихся к составу Архивного фонда Российской Федерации.

В сложившихся условиях сама жизнь ставит перед архивистами ряд практических задач в сфере комплектования:

постоянное уточнение списков организаций – источников комплектования муниципальных архивов в целях формирования полноценной источниковой базы пополнения Архивного фонда Российской Федерации,

контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений,

оказание методической и практической помощи организациям-источникам комплектования в работе с документами.

Благодаря труду коллектива и достижениям предшественников в Усть-Таркском архиве сформировано 142 фонда в количестве 29473 ед.хр., в том числе документов постоянного срока хранения 18269 ед.хр., документов по личному составу 10098 ед.хр., фотодокументов 753 ед.хр., видеодокументов 45 ед.хр., документов на электронных носителях 260 ед.хр., документов личного происхождения 48 ед.хр.

На 01.01.2025 в списке значится 47 организаций, в том числе по видам собственности: государственная - 1, муниципальная - 37, частная - 9. 

Работе с ними уделяется большое внимание: проводятся плановые проверки с целью предупреждения и профилактики нарушений, в ходе которых разъясняются нормы законодательства, обучающие семинары, дни открытых дверей, ответственным за делопроизводство и архивы оказывается необходимая методическая помощь при составлении номенклатур и описей дел.

Анализ данных за последние пять лет, показывает, что сохраняется устойчивая тенденция к сокращению количества организаций ‒ источников комплектования муниципального архива.

Сокращение количества организаций – источников комплектования муниципального архива связано, с ликвидацией организаций, выбыли из источников комплектования такие организации как: Акционерное общество «Щербаковское» Усть-Таркского района Новосибирской области, Открытое акционерное общество «Усть-Таркский Агроснаб», Муниципальное унитарное предприятие «Усть-Таркский Лесхоз».

Еще одна причина сокращения количества организаций ‒ источников комплектования ‒ исключение из списков организаций областной и государственной формы собственности, полностью передавших на постоянное хранение документы в государственное казенное учреждение Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области», такие организации как: Государственное казенное учреждение Новосибирской области «Центр занятости населения Усть-Таркского района», Государственное бюджетное учреждение здравоохранения Новосибирской области «Усть-Таркская центральная районная больница», Управление финансов и налоговой политики Усть-Таркского района Новосибирской области.

Исключены из списка организаций – источников комплектования отдела архивной службы администрации района 13 избирательных комиссий Усть-Таркского района Новосибирской области в связи с прекращением исполнения ими своих полномочий.

Но важно отметить, что увеличение числа организаций – источников комплектования не является самоцелью. Работа муниципального архива должна быть направлена на достижение качественного результата – формирование таких списков организаций – источников комплектования, архивные документы которых в совокупности максимально полно отражают основные стороны жизни граждан, общества и района в целом.

Также необходимо активно пополнять Архивный фонд Российской Федерации документами личного происхождения, пока еще живо поколение, которое сохранило культуру письменного общения, традицию собирания документов в личном архиве, и ему на смену окончательно не пришли те, кто привык общаться в виртуальном пространстве.

За последние пять лет муниципальный архив пополнился 6 фондами документов личного происхождения. Среди них участники Великой Отечественной войны (П.В. Бабоянов, А.М. Романова, В.Е. Степанов), почетные граждане района (А.П. Турлаков, К.Ф.Калинина), заслуженные люди, внесших особый вклад в развитие района (Г.И.Мальчихина).

Комплектование муниципального архива во многом зависит и от состояния ведомственного хранения документов, материально-технического, финансового и кадрового обеспечения архивов.

Важным показателем, характеризующим состояние ведомственного хранения документов, является степень подготовленности документов к передаче на постоянное хранение. В 2024 году принято на хранение от организаций-источников комплектования 1044 ед.хр, из них 643 ед.хр. управленческой документации, 331 ед.хр. документов по личному составу, 15 ед.хр. фотодокументов, 40 ед.хр. фотодокументов на электронных носителях, 10 ед.хр. документов личного происхождения.

Подводя итоги, определим основные задачи, которые стоят сегодня перед архивными работниками в области комплектования:

1. Уточнение списков организаций – источников комплектования в целях формирования полноценной источниковой базы пополнения Архивного фонда Российской Федерации.
2. Контроль за деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.
3. Определение основных направлений работы по комплектованию, экспертизе ценности документов и их ведомственному хранению, оптимизация состава документов Архивного фонда РФ.
4. Проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования.
5. Оказание методической и практической помощи в работе с документами.
6. Организация работы с гражданами с целью привлечения на хранение документов личного происхождения (личных фондов), в том числе по организации сбора документов граждан – участников специальной военной операции.

В заключение отмечу, что объем дел, находящихся на ведомственном хранении в организациях сверх установленного срока, в целом по району остается значительным по причине загруженности муниципального архива, а также внепланового досрочного приема документов, в том числе по личному составу, от ликвидированных организаций.

Отдел архивной службы

администрации Усть-Таркского района