С 2003 года дата 10 марта установлена в качестве профессионального праздника День архивов.

В Чановском районе датой образования районного архива считается 1932 год. Эта дата значится в некоторых архивных документах. За 80 лет своего существования архивная работа не утратила своей актуальности. Нынешнее состояние общества с каждым годом увеличивает потребность в архивной  информации.

В отделе архивной службы находят свое место наиболее важные документы, образующиеся в деятельности больших и малых предприятий, в жизни и работе людей. И здесь они образуют единое целое - Архивный фонд Чановского района, который является неотъемлемой частью его историко-культурного наследия и информационных ресурсов.

Основными  задачами, которые выполняет отдел архивной службы, являются: государственный учет архивных документов; создание условий для вечного хранения документального исторического наследия; увеличение объема Архивного фонда Чановского района; удовлетворение потребностей граждан и организаций в архивной информации.

Особое внимание уделяется состоянию делопроизводства в организациях-источниках комплектования, а их на сегодняшний день 66.

Состояние делопроизводства в организациях - источниках комплектования отдела архивной службы разное. Руководители не всегда уделяют должное внимание организации делопроизводства и обеспечению сохранности документов.

Происходившие в последние десятилетия реформы в стране, отразились и на деятельности архивной службы. В результате банкротства  многих предприятий, возник вопрос о сохранности документов, в которых порой отражена вся трудовая деятельность человека. В 1993 году создано хранилище документов по личному составу, документы которого будут востребованы как минимум 75 лет- такой срок хранения определен для этих документов. Ежегодно за справками о стаже работы, заработной плате, участии в приватизации, подтверждении права собственности на землю и другими, обращается более тысячи граждан. В 2011 году их было 1215.

В нашем архиве хранятся документальные материалы предприятий, учреждений и организаций, в которых отражена история развития Чановского района. В этих документах содержатся ценные сведения об организации первых колхозов, машинно-тракторных станций, промышленных предприятий, о развитии сельского хозяйства в нашем районе в послевоенный период. Богатый материал имеется о становлении местного самоуправления в районе. Но вся эта информация хранится в различных фондах и чтобы освятить какую – либо тему, необходимо немало потрудиться, чтобы собрать интересующий материал.

Стараемся сделать так, чтобы документы в архиве не «молчали», активно используем их при подготовке выставок и информационных материалов к юбилейным и памятным датам местной истории, организации экскурсий, публикации статей.

И вот здесь, хотелось бы, чтобы определенное место заняли исследователи и краеведы. К сожалению, в настоящее время интерес к архивной информации невелик. Задача архивистов совместно с учителями-историками, работниками школьных музеев, привлечь к исследовательской работе учащихся школ, чтобы работая с документами, выявить интересные документы, открыть новые факты.

За последние годы существенно улучшена материально-техническая база отдела архивной службы. Проведен ремонт помещений архива, созданы нормативные условия хранения для архивных документов.

Одним из важнейших условий существования гражданского общества является свободный доступ к информации, в том числе к архивным документам.

В настоящее время одной из первоочередных задач, стоящих перед сотрудниками отдела, является создание электронных информационных ресурсов на основе архивных фондов.

В соответствии со «Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом Российской Федерации 07.02.2008 № Пр-212, Концепцией создания территориальной информационной системы Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 13.10.2007 г. № 400 «О мерах по реализации территориальной информационной системы Новосибирской области», к 2015 году доля архивных фондов, переведенных в электронную форму, должна составлять не менее 20%.

У нас на хранении находится 158 фондов 27804 единицы хранения. Для перевода в электронный вид такого количества документов необходимо специальное оборудование, для хранения созданных баз данных требуются автоматизированные рабочие места последнего поколения. По самым скромным подсчетам в электронный вид необходимо перевести более  4 млн. листов. Сколько потребуется на это времени, сказать трудно, ясно, что не год и не два.

Созданные электронные базы позволят гражданам знакомиться с архивными  документами с монитора компьютера, сделают архивные фонды максимально доступными современникам.

Решением сессии Совета депутатов от 23.12.2010 г. № 69 утверждена районная целевая программа «Развитие информационных систем и модернизация материально-технической базы отдела архивной службы на 2011-2013 годы». Эта программа является первой программой по реализации муниципальной политики Чановского района в сфере архивного дела. В рамках исполнения программы решен вопрос по приобретению профессионального сканера для перевода архивных документов в электронный вид.

В отделе трудится 3 сотрудника, это начальник отдела О.А. Губер, ведущий специалист Н.С.Иванова, архивариус С.В.Бурмакина. Объем работ постоянно возрастает, приходится осваивать новые программы, исполнять новые функции. Архивариус выполняет запросы граждан и организаций, начальник отдела и ведущий специалист проводят работу по переводу описей в электронный вид, сканирование архивных документов, другие виды архивных работ. Все работы ведутся в специальных программных комплексах.

С 2011 года организовано взаимодействие - обмен документами социально-правового характера, необходимыми для реализации гражданами своих прав между отделом архивной службы и Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Новосибирской области на базе информационных систем. Гражданам обеспечена возможность получать услуги в электронной форме. На практике это означает, что гражданину, обратившемуся в любое Отделение Пенсионного Фонда НСО, нет необходимости запрашивать справки в отделе архивной службы. Специалисты самостоятельно запрашивают информацию и получают ответ на нее с использованием программного комплекса VipNet с функциями шифрования и электронной цифровой подписи.

Работа в архиве требует много терпения, внимательности, определенных знаний при работе с документами, доброжелательного отношения к посетителям, к тому же это еще и тяжелая, пыльная работа. Несмотря на трудности, сотрудники отдела добросовестно исполняют  свои  обязанности и выполняют все поставленные перед ними задачи.

 

Начальник отдела архивной службы

администрации Чановского района