01 Февраля 2012

Информация о работе экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области за 2011 год

Уважаемые руководители организаций – источников комплектования ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области», архивных органов районов и городских округов Новосибирской области! Предлагаем ознакомиться с отчётом о работе экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области за 2011 год.

В 2011 году проведено 13 заседаний экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы (ГАС) Новосибирской области, в том числе одно выездное заседание в р.п. Ордынское. Работа ЭПК проводилась в соответствии с Планом работы ЭПК на 2011 год.

На заседаниях ЭПК были рассмотрены следующие вопросы:

- о работе ЭПК управления ГАС за 2010 год и плане работы на 2011 год;
- о работе экспертно-методической комиссии ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» за 2010 год и за 9 месяцев 2011 года;

- о выполнении плана-графика представления описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций-источников комплектования ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» на рассмотрение ЭПК управления ГАС за 2010 год, за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев и за 2011 год;

- об итогах описания фондов личного происхождения ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» за 9 месяцев 2011 года;

- о продлении срока временного хранения документов (научно-технической документации) Западно-Сибирского филиала государственной инвентаризации лесов федерального государственного унитарного предприятия «Рослесинфорг», документов планово-экономического управления мэрии города Новосибирска;

- о завершении розыска и снятии с учета 131 утраченного дела 8 организаций – источников комплектования ГКУ ГАНО, не обеспечивших сохранность архивных документов;

- об исключении из состава Архивного фонда Российской Федерации 302 дел научно-исследовательской документации государственного учреждения «Сибирский региональный научно-исследовательский гидрометеорологический институт», как ошибочно включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, и находящихся на депозитарном хранении в отделе фонда данных государственного учреждения «Новосибирский центр по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды с функциями регионального специализированного метеорологического центра Всемирной службы погоды»;

- о включении 2-х архивных документов ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Новосибирской области;

- о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, принятых в ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».

Экспертно-проверочной комиссией в 2011 году рассмотрены и согласованы:

- примерная номенклатура дел центральной районной (городской) больницы;

- план-график представления описей дел постоянного хранения и по личному составу от организаций – источников комплектования ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» на рассмотрение ЭПК управления ГАС в 2012 году.

- типовая инструкция по делопроизводству организации – источника комплектования ГБУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».

Также, на ЭПК были одобрены Методические рекомендации по описанию документов личного происхождения, разработанные специалистами ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».

Кроме того, на заседаниях ЭПК были приняты решения:

- о качестве работы отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» по проведению экспертизы ценности документов в делах с отметкой «ЭПК» при отборе на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности исполнительных органов государственной власти Новосибирской области;

- о работе отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства с организациями–источниками комплектования, подлежащими исключению из списка организаций – источников комплектования ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» и не включенными в план-график представления описей на ЭПК;

- об активизации работы по разработке формы договора с негосударственными организациями, с указанием обязанностей собственника по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Новосибирской области и определением условий хранения документов Архивного фонда Новосибирской области в случае передачи их на государственное хранение;

- о работе отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства с негосударственными организациями – источниками комплектования ГКУ Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» по упорядочению и включению в описи в полном составе дел постоянного срока хранения и по применению в индивидуальном порядке разработанной формы договора о сотрудничестве;

- об организации работы по упорядочению специфических документов постоянного срока хранения действующих районных и городских судов и о представлении описей дел на утверждение ЭПК управления государственной архивной службы Новосибирской области до 01.10.2012.

- о перепечатке Списка фондов отдела архивной службы администрации Ордынского района.

Кроме того, экспертно-проверочной комиссией рассмотрены описи дел постоянного хранения и по личному составу организаций - источников комплектования архивных органов и учреждений Новосибирской области. Утверждены 1223 описи дел постоянного хранения на 33421 дела, а также: 23 описи на 978 дел научно-технической документации, 10 описей на 534 дела личного происхождения, 39 описей на 1024 ед.хр. фотодокументов, 7 описей на 656 ед. особо ценных документов, 2 описи на 25 видеодокументов, и 2 описи на 8 ед.хр. на электронных носителях.
Утверждены и согласованы 125 переработанных и усовершенствованных описей дел постоянного хранения и по личному составу на 19166 дел, 40 описей дел постоянного хранения и по личному составу, составленных в архиве после описания 3510 дел.

Согласованы 1102 описи на 28499 дел по личному составу, 65 номенклатур дел, 56 положений об экспертной комиссии, 33 положения об архиве, 47 инструкций по делопроизводству.

В 2011 году проведена работа по уточнению Сводного списка организаций - источников комплектования архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2009-2013 годы, в результате которой экспертно-проверочной комиссией приняты решения об исключении из списка 51 организации (из них 31 – негосударственной формы собственности) и включении 7 организаций (в список источников ГКУ ГАНО).

В план работы ЭПК было включено рассмотрение памятки по комплектованию, описанию и передаче на хранение фотодокументов и памятки по подготовке справок социально-правового характера, но эти документы так и не представлены. Следует отметить, что разработка памятки по подготовке справок была приостановлена в связи с разработкой Росархивом методических рекомендаций по данному вопросу.

Консультант отдела по работе
с государственными и муниципальными
архивами, секретарь ЭПК
И.П. Кандрашина

Культура