В связи с этим в планах на 2012 год считаем необходимым предусмотреть:

в сфере правового обеспечения:

завершение работы по разработке и внедрению в практику работы административных регламентов предоставления муниципальных услуг в области архивного дела;

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов:

продолжение работы по повышению пожарной безопасности архивов, их технической укрепленности; соблюдению охранного режима;

обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе работу по проверке наличия и состояния дел в соответствии с графиками на 2000–2015 гг., розыску необнаруженных дел и представлению результатов этой работы комиссии по рассмотрению результатов розыска необнаруженных дел Архивного фонда Новосибирской области в государственных и муниципальных архивах Новосибирской области, полистной проверке наличия и состояния особо ценных дел, выдаваемых в 2012 году; организации выдачи документов из хранилищ;

реализацию мероприятий районных (городских) целевых программ по созданию электронных информационных ресурсов архивных документов в 2012–2013 гг. (решение выездной расширенной коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 23.09.2011 № 3);

осуществление работы в системе автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на основе 4-ой версии программного комплекса (ПК) «Архивный фонд», обновление ПК «Архивный фонд» с версии 4.1 на версию 4.3 и представление в установленном порядке в управление государственной архивной службы Новосибирской области информационных массивов баз данных (БД) «Архивный фонд» (при планировании заполнения БД «Архивный фонд» указать количество описаний фондов и описей);

в сфере комплектования:

продолжение работы по организации внедрения в практику работы организаций – источников комплектования положений Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, и Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, № 558, зарегистрированным Минюстом России 08.09.2010 № 18380;

оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования, а также помощи экспертным комиссиям центральных районных, городских больниц по упорядочению медицинских архивных документов долговременного срока хранения;

организацию работы по упорядочению специфических документов постоянного срока хранения районных и городских судов (протокол заседания экспертно-проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 27.05.2011 № 6), а также документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации шестого созыва, Президента Российской Федерации;

активизацию работы по инициативному документированию, выявлению и отбору фото-видео-аудио документов, документов личного происхождения;

завершение работы по упорядочению научно-технической документации (НТД) и продолжение работы по приему НТД на постоянное хранение;

организацию работы по обеспечению сохранности документов ликвидированных организаций, в том числе в ходе банкротства, а также при приватизации организаций;

в сфере создания средств поиска архивной информации и использования архивных документов:

завершение работы по переводу в электронный формат описей ко всем находящимся на хранении фондам, в соответствии с разработанными планами на 2011–2012 годы в рамках наполнения программного комплекса «Архивный фонд» и дальнейшего создания электронного научно-справочного аппарата;

организацию работы по реализации перспективных планов по переводу в электронную форму (оцифровке) 20% архивных фондов и документов до 2015 года, в том числе по сканированию распорядительных документов органов власти для наполнения полнотекстовой базы данных «Решения органов исполнительной власти за 1920–2001 годы», фотодокументов для наполнения программного комплекса «Фотодокументы»;

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011–2015 гг.», программу Федерального архивного агентства по патриотическому воспитанию граждан Российской Федерации на 2011–2015 годы;

информационное обеспечение мероприятий, связанных с юбилейными и памятными датами отечественной истории (1150-летием зарождения российской государственности, 200-летием победы России в Отечественной войне 1812 г., 150-летием со дня рождения П.А. Столыпина, 75-летием образования Новосибирской области) и местной истории, в соответствии с планами администраций районов и городских округов области, органов местного самоуправления сельских и городских поселений;

внедрение различных форм и новых видов работы по информированию населения и популяризации архивных документов, с применением современных информационно-телекоммуникационных технологий, в том числе подготовка публикаций, проведение выставок, экскурсий, школьных уроков и других мероприятий;

исполнение запросов граждан, органов государственной власти и местного самоуправления в установленные законодательством сроки;

продолжение работы по созданию на официальных интернет-сайтах администраций районов и городских округов разделов (страниц) архивной службы и регулярному обновлению рубрик этих страниц;

представление информационных материалов для размещения на официальном интернет-сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области;

внедрение Правил работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов Российской Федерации.

Информируем, что расширенное заседание коллегии управления государственной архивной службы «Об итогах работы архивной службы Новосибирской области за 2011 год и основных направлениях развития архивного дела на 2012 год» планируется на февраль 2012 г. В рамках коллегии запланировано проведение обучающего семинара по работе с программными продуктами «Фотодокументы», «Автоматизированный контроль исполнения запросов», «Решения органов исполнительной власти за 1920–2001 годы», заседание «круглого стола» по теме: «О результатах внедрения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в архивных органах и учреждениях Новосибирской области».

Просим представить в управление государственной архивной службы Новосибирской области до 20 ноября текущего года план на 2012 год по статистической форме № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20.. год» вместе с ранее установленной формой «Основные показатели плана работы отдела …» (на бумажном носителе и в электронном формате). К плану необходимо приложить график согласования номенклатур, упорядочения и передачи документов учреждений – источников комплектования в архивный орган или учреждение.

Отчет о выполнении плана развития архивного дела за 2011 год представляется по статистической форме № 1 вместе с ранее установленной статистической формой № 1 «Показатели…» до 20 декабря 2011 г. (по графику).

При заполнении статистической формы № 1 просим руководствоваться разъяснениями по заполнению годовой статистической формы № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности» (письмо управления от 07.05.2009 № 285-34).

В пояснительных записках к отчету за 2011 год просим подробно отразить работу, проделанную по выполнению рекомендаций управления государственной архивной службы Новосибирской области, изложенных в письме от 13.10.2010

№ 827-20/34 «О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2011 год и их отчётности за 2010 г.», в том числе:

по укреплению материально-технической базы архивных органов, повышению уровня безопасности архивных фондов: расширение площади архивохранилищ, оснащение современными системами пожарной и охранной сигнализации, площадь введённых в эксплуатацию новых помещений и реконструированных архивохранилищ, приобретение современных технических средств (компьютеров, ксероксов, сканеров и др.), прирост протяжённости стеллажных полок в погонных метрах;

по реализации Федерального закона от 08.05.2010 № 83-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» (только муниципальное казенное учреждение города Новосибирска «Новосибирский городской архив»);

по оцифровке описей (сканирование, внесение информации в поля программного комплекса «Архивный фонд»), с указанием количества заголовков единиц хранения и процента от общего числа единиц хранения, числящихся по паспорту муниципального архива (приложение № 1 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);

по сканированию архивных документов (в случае проведения таких работ), указав помимо объемов (с нарастающим итогом и за год) видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры (количество дел) и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;

по восстановлению экземплярности описей (3 экземпляра) ко всем находящимся на хранении фондам, с указанием количества описей, имеющих полную экземплярность, и процента от общего количества описей, числящихся по паспорту муниципального архива;

по розыску и снятию с государственного учета необнаруженных дел;

по проведению полистной проверки наличия и состояния особо ценных дел, выдававшихся из архивохранилищ в 2011 г. с указанием количества проверенных дел и листов;

по выявлению особо ценных документов с указанием фондов и количества дел, просмотренных и включенных в опись.

В отчете также просим отразить количество ликвидированных организаций, с указанием объема принятых от них документов по личному составу, а также факты утраты документов постоянного хранения и документов по личному составу в организациях – источниках комплектования.

Вместе с годовым отчетом за 2011 г. необходимо представить:

статистический отчет № 1-к «О численности, составе и движении работников, занимающих должности руководителей и специалистов». Для анализа происходящих структурных изменений сети архивных учреждений в пояснительной записке к отчету ф. № 1-к необходимо отразить количество введенных (сокращенных) штатных единиц с указанием должности, количество работников, прошедших переподготовку, получивших второе высшее (специальное образование), повысивших квалификацию, прошедших аттестацию;

сведения, отражающие степень внедрения информационно-коммуникационных технологий в деятельность муниципальных архивов по состоянию на 01.01.2012 (анкета прилагается).

Дополнительно информируем, что вместе с годовым отчетом в управление государственной архивной службы Новосибирской области представляются:

копии массивов данных, накопленных в БД «Архивный фонд» версия 4.1 и сохраненных с помощью сервисной функции резервное копирование, передаются на дискетах в 2-х экземплярах, или на компакт-дисках (CD-R, CD-RW), или по официальному электронному адресу (rlag@obladm.nso.ru);

информация о количестве введенных за 2011 г. описаний фондов и описей.

В связи с планируемым Федеральным архивным агентством размещением в 2012 году информации из Центрального фондового каталога в сети Интернет считаем обязательным выполнение приказа Росархива от 23.10.2000 № 64. Необходимо учесть, что «Фондовый каталог» (четвертая версия) работает только с массивами данных, созданными в ПК «Архивный фонд» (четвертая версия). При поступлении из Федерального архивного агентства версии 4.3 необходимо будет оперативно осуществить переход на ее использование (информация будет направлена дополнительно). 

С текстовым отчётом необходимо представить:

паспорт муниципального архива (приложение № 1 к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации);

«Паспорт архива» и «Сведения об изменениях в составе и объеме фондов архива», полученные в ПК «Архивный фонд» версия 4.1;

сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архивных органов и учреждений (приложение № 6 к Регламенту);

сведения об упорядочении документов в учреждениях – источниках комплектования;

дополнение к реестру описей дел;

дополнение к реестру описей на особо ценные документы;

список впервые поступивших фондов и карточки фондов;

таблицу «Состояние материально-технической базы архивного органа или учреждения на 01.12.2011»;

копии постановлений (распоряжений) глав районов и городских округов по архивному делу, принятых в отчетном году;

копии статей, опубликованных в средствах массовой информации в 2011 году, и представленных в Календарь знаменательных и памятных дат Новосибирской области на 2012 год.

Напоминаем, что до 20.12.2011 года в управление государственной архивной службы Новосибирской области необходимо представить отчет об исполнении районных (городских) целевых программ по созданию электронных информационных ресурсов архивных документов в 2011 году (решение выездной расширенной коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 23.09.2011 № 3).

Обращаем внимание, что годовой отчет и все приложения к нему необходимо представить на бумажном носителе и в электронном формате.

Смотреть вложения... О планировании работы архивных органов и учреждений Новосибирской области на 2012 год и их отчётности за 2011 год.doc