Заседание открыла заместитель Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия Смолина Ирина Геннадьевна.

В работе принял участие заместитель руководителя Федерального архивного агентства Наумов Олег Владимирович, представители архивных органов и учреждений  13 субъектов. Провел заседание председатель Научно - методического совета (НМС) архивных учреждений Сибирского федерального округа, начальник Управления государственной архивной службы Новосибирской области Владимир Дмитриевич Попов.

Главной темой межрегиональной встречи архивистов стали вопросы, связанные с реализацией «Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации», утвержденной Президентом РФ 07 февраля 2008 г. № Пр-212 государственными и муниципальными архивами Сибирского федерального округа.

В выступлениях участников отмечалась различная степень готовности архивных учреждений к переводу архивных документов в электронный вид, отсутствие единых требований и подходов к применяемой технике, стандартам оцифрования и хранения информации. Не все регионы перешли на взаимодействие с пенсионными фондами посредством электронного документооборота.

Забайкальский край, республики Саха (Якутия) и Бурятия, Алтайский и Забайкальский края, Иркутская, Кемеровская, Омская области  участвуют в региональных  программах информатизации и внедрения электронного правительства, в которые заложены средства на оснащение необходимой техникой, программным обеспечением. Однако, выделенных средств недостаточно. В Новосибирской области действует ведомственная целевая программа «Развитие информационных систем и систем хранения в архивной отрасли Новосибирской области на 2011 – 2013 гг.». Кроме того, Управлением государственной архивной службы разработан план мероприятий в проект долгосрочной целевой программы «Развитие государственных информационных систем, информационного общества и формирование электронного правительства Новосибирской области на 2012 – 2015 гг».

В большинстве архивов активно ведется перевод описей в электронный вид, оцифрование документов пока в пределах 1%, как правило, за счет перевода в электронный вид фотодокументов.

В обсуждении вопроса приняли участие представители компаний «Архивные Информационные технологии», «Альт-Софт», «ЭЛАР», представившие вниманию собравшихся свои наработки по созданию электронного архива. Архивисты отмечают высокую стоимость предлагаемых услуг, которая не позволит сибирским регионам использовать возможности компаний для создания электронного архива.

В принятых решениях отмечалось, что для полномасштабной реализации «Стратегии…» в архивной отрасли субъектов СФО отсутствует материально-техническая база, кадры, негативную роль играет недостаточное финансирование, недостаточная квалификация архивистов округа в сфере использования информационно-коммуникативных технологий. Вместе с тем, архивисты считают развитие информационных технологий своей приоритетной задачей.

В ходе обмена опытом работы архивисты обсудили проблемы и перспективы разработки отраслевого программного обеспечения, работу со специальной документацией. Отмечалось, что внедрение информационных технологий не затрагивает самый напряженный участок работы архивов – исполнение социально-правовых запросов. Разноплановые виды документов, зачастую заполненные от руки, либо представленные в виде табуляграмм различной конфигурации, не позволят перевести их в электронный вид с возможностью многокритериального поиска. Поэтому, в данном направлении архивами используются только регистрационно-контрольные БД, осуществляется прием заявок по электронной почте. В Новосибирском архиве в зале приема посетителей установлен информационный терминал, посредством которого заявитель может заполнить запрос по установленной форме.

Совет одобрил работу директора ГКУ «Государственный архив Томской области» А.Г. Караваевой по составлению сводного реестра используемого в архивах оборудования и программного обеспечения, и рекомендовал разместить реестр на странице НМС архивных учреждений СФО на сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области.

«Генеалогия и архивы: комплексы документов, проблемы НСА и поиска информации. Методика и практика работы.» - тематика работы  круглого стола.

В выступлениях отмечалось значительное увеличение числа генеалогических запросов и исследователей, самостоятельно занимающихся изучением своих родословных. Однако исполнение такого вида запросов не всегда возможно из-за большой загруженности архивистов как исполнением тематических запросов органов исполнительной власти, организаций  и предприятий, так и всё возрастающим числом социально-правовых запросов, на исполнение которых привлекаются сотрудники других отделов.

Состоялся обмен опытом по проведению проверок по соблюдению законодательства в сфере архивного дела. В выступлениях отмечались различия организационных форм проведения проверок, участие в них представителей прокуратуры, специалистов архива. Вместе с тем, практика проведения проверок показывает их результативность, и работу в этом направлении необходимо продолжать.

В ходе работы Совета были решены ряд организационных вопросов. Состоялось вручение удостоверений о занесении в Книгу Почета НМС и награждение Почетной грамотой НМС архивистов, внесших большой вклад в развитие архивного дела и работу Совета.

Участники и гости Научно-методического Совета познакомились с историко-культурным наследием Республики Хакасия и её достопримечательностями.​