Начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области В.Д. Попов отметил, что количество заявителей, обратившихся в архив за справками, ежегодно увеличивается: так в 2010 году в Государственный архив Новосибирской области поступило порядка 10 тысяч заявлений, в этом году количество обращений только за первое полугодие составило свыше  6,5 тысяч и к концу года приблизится к 12 тысячам. Установка современного программного и технологического оборудования в новом зале позволит не только улучшить условия приёма граждан, но и повысит производительность труда специалистов, занимающихся обработкой запроса.

Директор Государственного архива Новосибирской области О.К. Кавцевич, подводя итоги работы по исполнению социально-правовых запросов граждан за первое полугодие 2011 года, кратко обозначила проблемы, возникающие в ходе исполнения запросов. По её мнению, основная проблема – неупорядоченный процесс передачи документов на государственное хранение от ликвидируемых предприятий и организаций города. Конкурсные управляющие передают на хранение документы не в полном объеме, зачастую отсутствуют сведения о реорганизации предприятий – все это затрудняет процесс исполнения справок социально-правового характера.

Так же она отметила ещё ряд проблем, например, бесхозные документы, которые организации бросают, не желая тратить финансовые средства на их упорядочивание и передачу в архивные учреждения Новосибирска. Руководители таких организаций отказываются нести ответственность за обеспечение сохранности документов. В результате страдают люди, которые при обращении в архивные учреждения не могут получить подтверждение трудового стажа и размера заработной платы. К примеру, несколько лет назад бесследно исчез большой массив документов строительных организаций и предприятий общественного питания, в итоге архив не может подтвердить стаж тех, кто несколько лет назад строил Новосибирск.

Исполнение социально-правовых, тематических и генеалогических запросов граждан осуществляется только на основании документов, которые хранит Государственный архив Новосибирской области. Об этом, а так же об особенностях исполнения таких запросов рассказала журналистам заместитель директора Государственного архива Новосибирской области Ю.Г. Мартынова. В случае, если проведение тематического или генеалогического исследования по документам областного архива не возможно, специалисты дают подробные консультации заявителям, в том числе по электронной почте,  телефону, о возможности поиска сведений в региональных и федеральных архивных учреждениях. Если речь идет о запросе социально-правового характера, то специалисты архива вынуждены давать заявителю отрицательный ответ, либо направлять его за получением справки в организацию-правопреемник, если она существует.

Заместитель начальника управления Е.В. Ивановская обратила внимание журналистов на то, что, с апреля текущего года по защищенному каналу связи налажено межведомственное взаимодействие между Государственным архивом Новосибирской области и отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Новосибирской области. Гражданин, обратившийся в Пенсионный фонд за назначением или перерасчетом пенсии, теперь не будет направляться в архив за получением подтверждающих его трудовой стаж или размер заработной платы документов, специалисты Пенсионного фонда сделают это самостоятельно, направив запрос по электронному каналу связи. С 20 июля 2011 г. в системе электронного обмена документами работает МБУ города Новосибирска «Новосибирский городской архив». На сегодняшний день в систему электронного документооборота подключены 13 архивных органов районов и городских округов Новосибирской области. В начале сентября 2011 г. все архивные органы и учреждения Новосибирской области будут работать в единой системе электронного обмена информацией. 

Подводя итоги пресс-тура, руководители архивной отрасли отметили, что современные технологии работы и информатизация архивной отрасли позволили существенно улучшить условия обслуживания населения и качество работы архивистов. В перспективе планируется реализовать электронное межведомственное взаимодействие с органами ЗАГС Новосибирской области, управлением Росреестра по Новосибирской области и отделами социальной защиты населения, а также с другими архивными органами.

Главный специалист отдела информационной

и методической работы                                                                          
И.В. Пенькова